Qu'est-ce que la budgétisation?
La budgétisation fait référence au processus utilisé par les entreprises dans lequel la projection détaillée des revenus et des dépenses de l'entreprise pour la période spécifique future est faite en tenant compte des différents facteurs internes et externes prévalant à ce moment-là.
Le budget est le plan qui vise à déterminer les revenus et les dépenses d'exploitation attendus d'une organisation pour une période future. En d'autres termes, pour les entreprises, la budgétisation de l'entité est le processus de préparation d'un état détaillé des résultats financiers qui sont projetés pour une certaine période. Il s'agit d'estimer l'avenir tout en prenant les entrées de la direction en tenant compte des facteurs internes et externes de l'organisation.
Dans chaque organisation, le service financier joue un rôle essentiel dans la préparation du budget en concertation avec la haute direction. Il s'agit d'un document qui est renvoyé pour le bilan de santé de l'organisation au cours de la période budgétée.
Le budget est préparé pour remplir diverses fonctions telles que la planification des activités, le développement de projets, le test et la mise en œuvre de programmes, etc. Une entité le prépare pour de nombreuses fonctions de ce type. Cela peut augmenter les chances de faire des profits dans un environnement donné et aider le processus de prise de décision de la direction.
Cependant, les approches peuvent être divisées en deux points principaux comme ci-dessous;
Approche descendante de la budgétisation
Dans l'approche descendante, la direction prépare le budget en fonction de l'objectif de l'organisation et le transmet aux gestionnaires pour les mises en œuvre. La suggestion et les contributions peuvent avoir été faites par les gestionnaires avant sa préparation, mais la prise en compte de leurs suggestions pour une telle préparation concerne uniquement la profanation de la direction.
La budgétisation descendante commence par l'estimation des coûts à un niveau supérieur. L'ensemble du budget est divisé en tâches de premier niveau, puis en tâche de niveau inférieur, puis en tâche de niveau inférieur.
- La gestion à partir des tendances et des expériences précédentes estime le coût et les revenus tout en gardant à l'esprit les influences internes et externes, telles qu'une augmentation / diminution des coûts salariaux, la situation économique du pays, etc.
- L'expérience et les conditions actuelles du marché sont des éléments critiques pour la préparation du budget. On s'attend à ce que la direction connaisse les affaires courantes du marché ainsi que l'histoire de l'organisation.
- La direction peut prendre les contributions des gestionnaires lors de la préparation initiale. Cela aidera la direction à reconnaître les sentiments du personnel inférieur et les attentes au niveau de l'organisation.
- La direction doit tenir compte de la pression sur les marges, des facteurs macroéconomiques tels qu'une modification de la législation fiscale, ainsi que des facteurs internes tels que l'allocation des ressources.
- La direction peut également jeter un coup d'œil sur les pairs, leurs budgets et leur rentabilité pour les comparer avec l'organisation. Cela aidera à fixer des objectifs pour l'organisation et à augmenter la marge ou la rentabilité et à surperformer sur le marché. La comparaison avec les pairs peut se faire au niveau du chiffre d'affaires, au niveau des coûts ou au niveau de la rentabilité globale. Cet exercice aide la direction à découvrir les raisons de l'écart entre les organisations.
- La direction affiche sa finalisation du budget peut à nouveau le mettre pour les contributions du gestionnaire. La direction peut prendre en compte les contributions fournies par les gestionnaires et les finaliser.
- Après la finalisation, la direction déploiera les ressources conformément à l'objectif fixé par le budget et, si nécessaire, sera informée à chaque unité / département des petites entreprises.
Avantages
- Il aura une approche fonctionnelle globale de l'entreprise plutôt qu'une approche divisionnaire puisque la préoccupation de la direction sera la croissance globale de l'organisation.
- Ce sera entre des mains expérimentées et la direction, si nécessaire, pourra prendre l'aide d'un étranger.
- Ce sera rapide et les questions interministérielles seront ignorées.
- Il sera agressif envers la croissance de l'organisation.
Désavantage
- Les gestionnaires / membres de la direction inférieure seront motivés car ils ne sont pas responsables du budget et ont tendance à penser que la direction a fixé des objectifs pratiquement impossibles.
- La direction peut ne pas disposer d'informations précises sur l'organisation, ce qui peut avoir un impact sur son budget.
- La communication interministérielle en prendra un coup car ils n'auront aucune idée de la façon dont la direction a fixé des objectifs pour chacun d'eux.
- Le temps considérable de la direction ira là-dedans et risque de perdre sur la voie de la stratégie.
- On craint qu'il soit moins précis que la direction au plus haut niveau ne peut avoir l'idée de dépenses unitaires.
Exemple
ABC Limited prépare son budget selon une approche descendante. La direction, pour augmenter la rentabilité globale de l'organisation, fixe un objectif pour l'équipe de vente de vendre 12 000 unités à un prix inférieur pour l'année. Cependant, l'unité de production ne peut pas produire 12 000 unités par an, ce qui peut conduire à un conflit quotidien entre les ventes et la production. Si la direction avait également pris les intrants de l'unité de production, cette situation ne se serait pas produite. D'autre part, si l'équipe de vente a atteint son objectif, elle s'attend à une augmentation ou une incitation pour son carnet de commandes même si celui-ci n'a pas été livré en raison d'une production plus faible. La direction peut avoir à supporter ce coût sans aucune addition dans la ligne du haut.
Jetez un œil à ce cours sur la modélisation financière, où vous apprendrez tout sur la projection des états des résultats, des bilans et des flux de trésorerie, ainsi que sur ses principaux facteurs d'activité, de revenus et de coûts.
Approche ascendante de la budgétisation
Dans l'approche ascendante, les gestionnaires doivent préparer le budget du département / de l'unité commerciale en fonction des informations et des expériences passées et le présenter à la direction pour ses contributions et son approbation.
L'approche ascendante commence par identifier les différentes opérations et tâches effectuées par l'organisation. Chaque unité de l'organisation doit divulguer les ressources et les fonds dont elle a besoin dans son budget. La direction financière consolide alors les besoins de financement de l'ensemble de l'organisation, et la direction RH doit consolider les ressources nécessaires. Le budget combiné est soumis à la direction pour approbation.
- Les managers, à partir de leurs expériences passées et de leur implication dans les activités quotidiennes, prépareront un budget pour la période à venir. La direction leur a demandé de fixer leurs objectifs en termes de chiffre d'affaires et de coût.
- Les gestionnaires doivent tenir compte des conditions du marché et des pressions sur les marges et les aider à les rendre plus réalistes.
- Les managers doivent aller au-delà de l'environnement interne et prendre également en compte les influenceurs externes.
- Les gestionnaires soumettent ensuite le budget à la direction pour examen et approbation. Il doit avoir une explication pour chaque élément, et s'il y a un écart significatif par rapport au budget de la période précédente, cela doit être souligné à la direction avec l'explication.
- Publier leur revue et résolution des requêtes, elle sera finalisée et mise en œuvre dans chaque business unit.
Avantages
- Les gestionnaires doivent être motivés car l'appropriation du budget est entre leurs mains.
- Ce sera plus réaliste car les gestionnaires auront une meilleure connaissance des opérations de l'organisation.
- Les gestionnaires seront plus engagés envers l'organisation et les objectifs fixés par eux, car ils en sont les propriétaires.
- La haute direction devra désormais se concentrer uniquement sur la stratégie commerciale globale plutôt que sur une unité commerciale.
- Il peut être assez précis pour la tâche individuelle, ce qui conduit à une précision globale sur le budget total.
Désavantage
- Le budget peut ne pas être à la hauteur de l'objectif global de l'organisation tel qu'il a été préparé par les responsables au niveau de l'unité commerciale.
- Cela peut être lent et des différends entre départements peuvent survenir.
- La direction peut perdre le contrôle des prévisions de l'organisation.
- Les gestionnaires peuvent fixer des objectifs faciles à atteindre pour en réduire la pression.
Exemple
À un prix inférieur, l'équipe de vente a budgété la vente de 20000 unités, et les mêmes unités budgétisées par la production également avec l'incitation supplémentaire à tous les travailleurs à 1 $. Finalement, l'équipe de vente a atteint l'objectif à un prix inférieur et l'équipe de production également. Pourtant, la rentabilité globale de l'organisation en prendra un coup car une incitation donnée à la production, ainsi qu'une équipe de vente, fera partie du coût. Ainsi, l'objectif général de l'organisation de maximiser le profit ne suffira pas même si l'augmentation des ventes et de la production.
Types de budget
L'approche du budget dépend de la phase de l'organisation. Une nouvelle startup aura une budgétisation incrémentielle ou une base zéro, tandis qu'une entreprise mature peut avoir une budgétisation Kaizen ou de base. Parlons des 5 principaux types de budgets -
# 1 - Budgétisation incrémentielle
Ce type de budgétisation est également appelé méthode traditionnelle par laquelle il est préparé en prenant le budget de la période en cours comme référence, des montants supplémentaires étant ensuite ajoutés pour la nouvelle période.
Dans la budgétisation incrémentielle, les chiffres pour chaque dépense et revenu commencent par les chiffres réels de l'année précédente et ajustés pour l'inflation, la croissance globale du marché et d'autres facteurs que la direction juge appropriés. Par exemple, dans une organisation, le salaire total versé aux employés au cours d'une année donnée est de 500 000 $. Lorsqu'elle sera préparée pour l'année prochaine, la gestion selon laquelle ils ont besoin de cinq nouveaux employés supplémentaires qui seront payés 30 000 $ chacun et également une augmentation de 10% aux employés existants sera donnée. Par conséquent, le budget pour le salaire serait de Rs. 700 000 $ (500 000 $ + augmentation de 10% pour les employés actuels + (30 000 $ * 5 nouveaux employés).
# 2 - Budgétisation à base zéro (ZBB)
Dans ZBB, tous les nombres sont remis à zéro et ont été repensés à tous les postes du budget. Les nouveaux numéros de chaque élément doivent être justifiés par un raisonnement approprié et ne doivent pas être des chiffres ad hoc.
Ce type de budgétisation aide la direction à éviter les dépenses traditionnelles qui ne sont plus nécessaires. Comme la base est nulle, la direction peut donner une nouvelle pensée à chaque élément de dépense et réévaluer l'exigence ou une éventuelle réduction des coûts.
# 3 - Budget de base (BB)
Ce type de budget est préparé à savoir combien de dépenses seront là juste pour survivre (continuité de l'exploitation). Cependant, toute dépense supplémentaire au-delà de ce niveau doit être justifiée sur le coût par rapport aux avantages qui en découlent.
Il a été généralement préparé dans les entreprises confrontées à une crise de trésorerie. Pour réduire les coûts, la direction peut simplement établir un budget pour la survie, et toute dépense en sus sera coupée. Par exemple, le loyer, l'électricité et le personnel primaire sont essentiels pour faire fonctionner l'entreprise, mais les dépenses de formation, de pique-nique et de célébration ne sont pas nécessaires à la survie de l'entreprise.
# 4 - Budgétisation par activité (ABB)
Ce type de budget est préparé avec l'intention d'identifier les opérations qui génèrent des coûts pour l'entreprise et comment ce coût peut être réduit par rapport au niveau actuel. Ce type de budgétisation est principalement utilisé dans une organisation mature.
La budgétisation basée sur les activités est un exercice prolongé pour trouver notre coût de chaque activité dans une grande organisation et évaluer la valeur ajoutée de celle-ci. Cet exercice comprend également une procédure alternative pour effectuer la même activité ou atteindre le même objectif tout en réduisant le coût. Dans presque toutes les organisations, directement ou indirectement, cette budgétisation est préparée et exécutée. Cependant, cela dépend de l'objectif de la direction pour l'élargir ou le réduire à un certain niveau.
# 5 - Budgétisation Kaizen
«Kaizen» signifie amélioration continue, et ce type de budget est conçu pour améliorer les coûts et maximiser les revenus.
Kaizen est un mot japonais qui signifie l'amélioration continue des pratiques de travail, l'efficacité personnelle, etc. La budgétisation Kaizen est tout au sujet de méthodes innovantes pour améliorer l'efficacité de l'organisation à livrer. La budgétisation Kaizen est principalement utilisée par des organisations de premier plan, qui ont une approche à long terme, et les sorties de fonds à court terme ne sont pas un gros problème pour elles.
