Cash Memo Signification
Cash Memo est l'un des documents pour les transactions en espèces entre l'acheteur et le vendeur, et le vendeur le prépare pour les ventes au comptant, et le même est donné à l'acheteur lors de l'achat de marchandises. Il s'agit de la preuve documentaire de toutes les ventes au comptant effectuées par l'entreprise et de la preuve des achats au comptant pour l'acheteur. Il est préparé avec un duplicata, car l'original sera remis à l'acheteur et le vendeur conservera le duplicata.
Cash Memo équivaut à une copie de facture et à un document juridique. Il est utilisé pour connaître les ventes au comptant de l'entreprise, pour payer les impôts, pour le rapprochement et l'analyse, la planification des stocks, la position des flux de trésorerie, etc.
Il s'agit d'un instrument commercial non négociable qui sert de preuve pour le vendeur que des espèces ont été reçues du client pour les marchandises vendues et pour l'acheteur de comptabiliser le coût et de comptabiliser le solde de trésorerie. Les ventes à crédit ne peuvent pas être effectuées via une note de caisse, car elle ne peut être émise pour une transaction de vente que si l'argent est reçu.
Format de mémo de caisse
Vous trouverez ci-dessous le format pour préparer un exemple de note de service.
Contenu
- Nom et adresse du fournisseur - Pour prouver que le fournisseur a effectué les ventes
- Nom et adresse de l'acheteur - Il sert de preuve pour qu'un acheteur enregistre les achats
- Numéro de série de la note de caisse - Il sert de piste pour suivre les ventes effectuées par l'entreprise, pour enregistrer toutes les transactions entièrement sans manquer aucune transaction
- Date de la note de caisse - Pour suivre la transaction sur une base quotidienne et mensuelle
- Numéro de commande du client ou de l'acheteur - Pour suivre le volume des transactions effectuées contre un seul client
- Description des marchandises - Pour identifier la nature des marchandises vendues
- Quantité de marchandises - Pour suivre le bien vendu et connaître l'état des stocks
- Tarifs des marchandises - Pour calculer la valeur de vente
- Montant - Pour connaître les ventes réalisées par l'entreprise
- Remise (remise commerciale ou remise en espèces) à afficher séparément - Pour suivre les remises accordées
- Numéro d'enregistrement fiscal de l'acheteur et du fournisseur en cas de vente de biens - Pour les paiements de taxes
- Le montant total mentionné dans la note de caisse doit être écrit en mots et en chiffres
- La note de caisse doit être signée par la personne dûment autorisée - Pour la rendre plus valable;
- Termes et conditions le cas échéant
Exemple de mémo de caisse
Joe possède une boutique appelée Billy Reid. Jeni, l'un des clients réguliers, visite la boutique et achète deux paires de jeans de la marque Levi's pour 100 $ chacun, 3 t-shirts de la marque Nike pour 50 $ chacun. Joe offre une réduction de 10% à Jeni et facture une TVA de 10% sur la transaction de vente. Joe prépare un exemple de note de caisse pour la transaction mentionnée ci-dessus.
Avantages
- C'est simple et efficace à préparer et à suivre.
- Il convient à toutes les petites entreprises qui traitent des transactions en espèces.
- C'est un document juridique, et il équivaut à la facture.
- Il s'agit davantage d'un processus manuel, donc aucun système informatisé séparé n'est requis.
- Il est authentifié car il porte toujours la signature d'une personne responsable.
- Les transactions effectuées par note de caisse sont plus favorables aux affaires pour la position des flux de trésorerie car le client paie en espèces immédiatement pour la vente effectuée.
- Il n'y aura pas de client en suspens dans les transactions effectuées via une note de caisse, et la situation du fonds de roulement de l'entreprise sera bonne. Les fonds peuvent être mieux utilisés pour l'entreprise.
- Étant donné que les transactions de crédit ne peuvent pas être effectuées dans le cadre d'une note de caisse, il n'y aura pas de créances irrécouvrables envers l'entreprise.
Désavantages
- Il est facile de manipuler les transactions
- Il ne convient pas aux grandes entreprises
- Les transactions bancaires sont meilleures que les transactions en espèces car elles permettent de suivre correctement
- L'évasion fiscale est possible car les revenus et les coûts sont pris en compte par une méthode manuelle, et il n'y a pas de système de suivi approprié.
- Les vendeurs et les clients ne sont pas toujours intéressés à payer en espèces immédiatement, car ils préfèrent avoir des jours de crédit.
- Il s'agit d'un processus manuel, de sorte qu'une personne responsable doit être désignée pour s'occuper de ces transactions, car le risque est plus lié au traitement des transactions en espèces.
Conclusion
Une note de caisse est un bon commercial émis par un vendeur sur les ventes au comptant. Le système est simple et efficace pour les transactions quotidiennes. Il s'agit d'un document juridique, et toutes les transactions comptabilisées par note de caisse sont valides. C'est la preuve de toutes les ventes réalisées par une entreprise. Il convient à une petite entreprise où le volume d'affaires est faible et de nature récurrente.
