Le rapprochement des livres est le rapprochement effectué par la société avant la clôture de ses livres de comptes afin de s'assurer que les livres sont à jour et qu'il n'y a pas de manipulation ou de fraude dans les livres de comptes de la société.

Réconciliation des livres

Comme nous le savons tous, les livres de comptes sont les modèles de toute entreprise. La tenue des livres de comptes est la clé de la gestion financière.

Cependant, la tenue de livres de comptes ne suffit pas. Il est également nécessaire que les comptes soient exacts et complets. Il existe plusieurs vérifications et contrôles possibles pour garantir cela, mais l’un des moyens les plus élémentaires et les plus essentiels est le «rapprochement des livres».

Qu'est-ce que la réconciliation?

C'est un processus qui compare deux ensembles d'enregistrements et analyse les différences entre les deux ensembles, le cas échéant.

Ces deux ensembles d'enregistrements peuvent être n'importe quoi de toute la gamme des livres de comptes. En règle générale, un jeu d'enregistrements est un grand livre des livres de l'entreprise lui-même qui doit être rapproché et le deuxième jeu d'enregistrements est obtenu à partir de sources internes ou externes.

par exemple, comparer le livret bancaire (source interne) et le relevé bancaire (source externe).

Quand la réconciliation est-elle effectuée?

Elle est généralement effectuée avant la clôture des comptes. Il est conseillé de le faire mensuellement pour que les livres soient à jour, mais ils peuvent également être réalisés sur une base trimestrielle ou annuelle.

Plus le volume est lourd, plus la fréquence de rapprochement doit être plus élevée afin que le processus de rapprochement soit plus fluide.

Ils doivent être effectués sur une base annuelle avant que les livres ne soient certifiés par les auditeurs. La plupart des rapprochements sont une condition préalable aux tests d'audit. Depuis la promulgation de Sarbanes Oxley (SOX) en 2002, les rapprochements sont devenus encore plus critiques à mesure que la conformité requise a atteint un niveau différent.

Quelle est la période pour laquelle la réconciliation est effectuée?

L'un des aspects critiques à prendre en compte lors du rapprochement est que la période des deux ensembles d'enregistrements doit être la même.

Dans la continuité de l'exemple cité ci-dessus, il est très illogique de comparer le livret bancaire extrait pour la période du 01-Jan-16 au 31-Mar-16 au relevé bancaire du 01-Jan-16 au 30-Jun-16. Il devrait y avoir une base commune de comparaison.

En outre, une chose essentielle à considérer est que le solde d'ouverture ou de début doit toujours être égal pour les deux jeux d'enregistrements. Dans le cas ci-dessus, si les soldes du 1er janvier 16 ne sont pas identiques, cette différence doit d'abord être corrigée plutôt que de procéder au rapprochement du 1er janvier 16 au 31 mars 16.

Pourquoi une réconciliation devrait-elle être effectuée?

Détecter la fraude

• Il est facile de manipuler les livres de comptes. Un moyen de détecter la fraude est le rapprochement. Comprenons cela avec un exemple.
• Le caissier d'ABC Corporation commet une fraude en ne consignant pas les espèces reçues des clients. En faisant cela, le client et les registres de caisse restent inchangés, et il peut empocher l'argent reçu.
• Un moyen simple de détecter des fraudes comme celle-ci consiste à effectuer un rapprochement du registre client. Lorsque le grand livre du client dans les livres d'ABC est comparé au grand livre d'ABC dans les livres du client, les soldes ne seront pas liés et la fraude sera détectée.

Assurez-vous que les enregistrements sont complets:

• Parfois, certaines activités affectent nos livres mais ne sont pas acheminées via l'équipe des comptes et peuvent donc passer inaperçues.
• Un petit exemple est un chèque déposé par un client directement sur le compte bancaire. Si le client n'informe pas, le registre bancaire, ainsi que le registre client, seront incomplets, conduisant à une fausse déclaration des faits.

Assurez-vous que les enregistrements sont exacts:

• Il y a des risques d'erreurs humaines dans le processus de comptabilité.
• Un exemple d'erreurs humaines est le placement incorrect des chiffres, par exemple, la valeur réelle des ventes était de Rs. 99 736, qui a été incorrectement enregistré comme Rs. 97.936.
• Ceux-ci peuvent être trouvés lors du rapprochement des comptes. Ce ne sont que des erreurs de transposition, et dans ce cas, la différence est généralement divisible par 9.

Meilleures pratiques pour le processus de réconciliation

Voici quelques-unes des meilleures pratiques qui peuvent être adoptées pour que la réconciliation aide à atteindre son objectif:

1. Les entreprises doivent mettre en place un processus de réconciliation à suivre en interne. Il doit couvrir la fréquence, les comptes clés pour lesquels un rapprochement doit être effectué, les formats standardisés, etc. Ces processus varieront en fonction du volume, du type d'industrie, des zones à haut risque, etc. Équipe Finance & Comptes régulièrement.
2. La séparation des tâches doit être suivie. Cela signifie que les employés qui enregistrent les écritures dans les livres de comptes ne devraient pas faire partie du processus de rapprochement. Cela garantira que l'un revérifie le travail effectué par un autre.
3. La matrice d'autorité pour le processus de fabricant-vérificateur doit être suivie. Les états de rapprochement doivent également être préparés et vérifiés par différents employés en fonction de la désignation. Le cadre peut préparer l'état de rapprochement et le gestionnaire peut le vérifier.
4. Une bonne approbation doit être prise par le préparateur et le vérificateur afin que les gens se sentent suffisamment responsables.
5. Des délais stricts pour l'achèvement des rapprochements devraient être fixés pour détecter les fraudes et prendre des mesures en temps opportun.
6. La portée de l'audit interne doit également inclure la vérification de ces états de rapprochement.
7. Le processus d'approbation doit être défini pour transmettre les écritures de rectification (s'il y en a découvertes pendant le processus de rapprochement) pour corriger les comptes. Cela garantira que la direction intermédiaire et supérieure est mise à jour de temps en temps.
8. Les pièces justificatives (telles que le relevé bancaire, le grand livre du client, etc.) doivent faire partie du relevé de rapprochement sur lequel l'approbation doit être obtenue.

À quoi ressemble un état de rapprochement?

Un état de rapprochement doit être aussi simple que possible. Il doit inclure les détails nécessaires tels que le grand livre en cours de rapprochement, la période de rapprochement, quand le rapprochement est-il préparé, qui a préparé, vérifié, approuvé, etc.

Voici un format simple de l'état de rapprochement:

L'un ou l'autre des deux ensembles peut être pris comme base et des ajustements doivent être ajoutés ou soustraits, pour arriver ainsi au chiffre d'équilibrage.

Dans le format ci-dessus, le livret bancaire est pris comme base. Cependant, si le relevé bancaire est considéré comme la base, tous les ajustements seront annulés. Suivre deux cas vous aidera à mieux comprendre cela:

Cas A - Prendre le livret bancaire comme base

Cas B - Prendre le relevé bancaire comme base

  Quels sont les types de rapprochements?

Des états de rapprochement de base qui sont essentiels et préparés dans la comptabilité d'entreprise au jour le jour:

1. rapprochement bancaire
2. Réconciliation des fournisseurs
3. Réconciliation client
4. Réconciliation inter-entreprises
5. Réconciliation spécifique à l'entreprise

Nous discuterons chacune de ces déclarations en détail:

# 1 - Rapprochement bancaire

Un état de rapprochement bancaire est établi concernant les transactions réelles reflétées dans le relevé bancaire vis-à-vis des transactions enregistrées dans notre livre bancaire.

Certaines des raisons de la différence entre le livret bancaire et le relevé bancaire sont:

1. Chèque émis à un vendeur mais présenté à une date ultérieure

(Parfois, il y a des chèques qui apparaissent dans le relevé bancaire qui sont très anciens. Ils sont périmés et ne peuvent même plus être déposés. Il vaut mieux les radier et garder le livret bancaire clair.)

2. Le montant déposé par un client directement sur notre compte bancaire
3. Intérêts bancaires crédités par la banque
4. Frais bancaires débités par la banque
5. Erreurs bancaires (bien que rares, des erreurs peuvent survenir en raison d'erreurs de saisie de données également possibles par la banque)

Toutes les activités liées au paiement et à la réception sont suivies dans le livret bancaire. Le réconcilier permet de le maintenir à jour.

Pour nous faciliter la vie, la plupart des ERP comptables ont des fonctionnalités intégrées qui aident à extraire directement le relevé de rapprochement bancaire.

Le concept de base utilisé dans ces ERP est l'enregistrement de la «date bancaire» pour chaque transaction. Une date bancaire est une date à laquelle la transaction est reflétée dans le relevé bancaire. ERP extrait un rapport basé sur la «Date du document» vis-à-vis de la «Date de la banque».

# 2 - Réconciliation des fournisseurs

Un état de rapprochement fournisseur est préparé pour s'assurer que les écritures comptables passées dans les livres du fournisseur sont conformes aux écritures comptables passées dans nos livres.

Les raisons des écarts sont les suivantes:

1. Le vendeur ne peut pas réserver les retours d'achat que nous avons réservés.
2. Les chèques que nous émettons peuvent ne pas être reflétés dans leurs livres. Cela se produit généralement lorsque le chèque est égaré ou perdu en transit.
3. Marchandises en transit non enregistrées par nous mais enregistrées par le vendeur;

# 3 - Réconciliation client

Un état de rapprochement client est très similaire au rapprochement fournisseur. Il est prêt à vérifier si les livres du client sont synchronisés avec nos livres. La plupart des entreprises considèrent le rapprochement des clients comme une priorité par rapport au rapprochement des fournisseurs. C'est parce que de l'argent est à recevoir des clients, et il est toujours préférable de procéder à un rapprochement afin que les paiements ne soient pas en attente en raison de certains problèmes liés aux écritures comptables.

Les raisons des écarts sont les suivantes:

1. Les retours réservés par les clients n'apparaissent pas dans nos livres.
2. Les taxes déduites par le client non comptabilisées dans nos livres.
3. Marchandises en transit enregistrées comme vente dans notre grand livre.
4. Les paiements directement transférés sur notre compte bancaire ne sont pas enregistrés.

Une bonne pratique consiste à effectuer des rapprochements mensuels des clients sur une base de rotation. Supposons qu'une entreprise compte 100 clients impairs et que des rapprochements d'environ 10 à 15 registres de clients devraient être effectués chaque mois.

De plus, une fois le rapprochement terminé et certifié par les deux parties, un certificat de confirmation de solde pour la période donnée peut être émis. Cela garantira que les soldes d'ouverture n'ont pas besoin d'être revérifiés. Cela aide également à résoudre les différends.

# 4 - Réconciliation inter-entreprises

Les sociétés du groupe (Holding, filiale, etc.) doivent préparer des livres comptables consolidés. Ces livres doivent éliminer les transactions inter-sociétés telles que la vente de Holding Co. à sa filiale Co. Pour cela, il devient de la plus haute importance que leurs livres comptables soient toujours synchronisés et doivent donc être réconciliés régulièrement avant la fin du processus de consolidation. .

# 5 - Réconciliation spécifique à l'entreprise

Chaque entreprise devra préparer d'autres rapprochements en plus de ceux de base mentionnés ci-dessus. Le rapprochement des coûts des marchandises en est un exemple.

Ce rapprochement ne s'appliquera pas au secteur des services car ils ne détiennent pas d'inventaire. Cependant, il est vital pour les entreprises qui détiennent des stocks.

Quel est le coût des marchandises vendues?

Coût des marchandises vendues = Stock d'ouverture + Achats - Stock de clôture

Coût des marchandises vendues = Vente - Profit

L'une ou l'autre des deux méthodes peut arriver au coût des marchandises. Les deux doivent être du même montant. Sinon, un état de rapprochement doit être préparé pour découvrir les raisons des différences. En outre, une vérification physique du stock de clôture doit être effectuée, et la même chose doit être rapprochée du stock de clôture figurant dans les livres de comptes.

Conseils utiles pour MS Excel lors des rapprochements

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1. Un modèle normalisé doit être préparé avec toutes les formules essentielles dans Excel. (Le format illustré ci-dessus peut être utilisé)
2. Dans le cas du rapprochement fournisseur / client, le numéro de facture agit comme un champ standard qui peut être utilisé comme base pour exécuter la fonction Vlookup et rendre le processus de rapprochement plus simple. Assurez-vous de faire un collage spécial après avoir utilisé la fonction Excel Vlookup.
3. Filtrez les entrées de débit et de crédit séparément et rapprochez-les individuellement. Une autre façon de séparer les entrées consiste à les filtrer par type, c'est-à-dire Paiements, Factures, Retours, Autres ajustements. Réconcilier ces éléments séparément et ensuite additionner les différences s'avérera utile.
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