Contrôle budgétaire Signification
Le contrôle budgétaire est connu comme l'établissement d'un budget particulier par la direction afin de connaître la variation entre la performance réelle et la performance budgétée de l'entreprise et il aide également les gestionnaires à utiliser ces budgets afin de suivre et de contrôler divers coûts au cours de la période comptable particulière.
Il s'agit d'un processus de planification et de contrôle de toutes les fonctions d'une organisation par la comparaison et l'analyse des chiffres budgétés aux résultats réels. En comparant les chiffres budgétés aux résultats réels, il identifie les domaines qui doivent être améliorés et où la réduction des coûts est possible ou les chiffres budgétisés doivent être révisés.
Types de contrôle budgétaire
Il existe différents types de contrôle qu'une organisation peut mettre en œuvre -
# 1 - Contrôle opérationnel
Il couvre les revenus et les dépenses d'exploitation, qui sont essentiels à la gestion quotidienne des affaires. Les chiffres réels à un budget sont comparés mensuellement dans la plupart des cas. Il aide à contrôler le BAIIA - Bénéfice avant amortissement des impôts sur les intérêts.
# 2 - Contrôle des flux de trésorerie
Il s'agit d'un budget important qui permet de contrôler le besoin en fonds de roulement et la gestion de la trésorerie. Les craquements de trésorerie pourraient nuire au fonctionnement quotidien, c'est donc un aspect important.
# 3 - Contrôle des Capex
Il couvre les dépenses en capital, comme l'achat de machines ou la construction d'un bâtiment. Parce qu'il implique une énorme somme d'argent, le contrôle ici aide à éliminer le gaspillage et à réduire les coûts.
Comment le budget est-il préparé?
Le budget est préparé sur la base des dépenses antérieures et prend en considération toutes les dépenses prévisibles qui ne manqueront pas de se produire. De nos jours, dans un environnement informatisé où les états financiers sont préparés dans des feuilles Excel. Nous avons la possibilité de sélectionner la moyenne trimestrielle ou annuelle.
Par exemple - si nous voulons préparer le budget de juillet 2019 sur la base des résultats du T2, cela ressemblera à -
Ici, la formule du budget de juillet = (avril + mai + juin) / 3 c'est-à-dire la moyenne d'avril, mai et juin.
Dans le tableau ci-dessus, sur la base des résultats réels d'avril, mai et juin, nous prévoyons que les ventes seront de 6 250 $ et le bénéfice net de 383 $ pour juillet.
Supposons maintenant que nous ayons obtenu des résultats réels pour juillet et comparons-les avec le budget de juillet pour obtenir la différence -
Dans ce cas, les ventes réelles de juillet ont dépassé le budget de 150 $. Maintenant, cela pourrait être soit parce que plus les quantités étaient vendues, soit parce que le prix de vente unitaire a légèrement augmenté. Si le prix de vente par unité est resté constant en juillet, cela signifie que l'équipe de vente a mieux performé que la moyenne et c'est la raison pour laquelle la vente a augmenté.
Une analyse plus approfondie montrera pour quelle région et quel produit la vente a augmenté. De la même manière, les coûts d'exploitation ont augmenté de 33 $, ce qui pourrait être dû à une augmentation du coût de tout matériau d'entrée, ou cela pourrait être accessoire à des ventes supplémentaires.
Avantages et inconvénients du contrôle budgétaire
Avantages
- Un outil efficace pour mesurer le rendement des départements, des individus et des centres de coûts;
- Identification des domaines de réduction et d'amélioration de l'efficacité;
- Une efficacité accrue et une réduction des coûts entraînent une maximisation des profits;
- Il aide également à introduire et à inciter des programmes basés sur la performance.
- La réduction des coûts est toujours la cible principale.
- Améliore la coordination entre les départements car les résultats et les coûts sont interdépendants.
- Il fournit des informations pour une analyse approfondie et toute action corrective.
- Utile pour atteindre l'objectif à long terme d'une organisation.
Désavantages
- Les chiffres budgétés doivent souvent être révisés car les prévisions futures sont difficiles
- Processus long et coûteux, besoin de personnel et de ressources Processus de contrôle budgétaire
- Ce processus nécessite parfois une coordination entre différents départements est une tâche difficile
- Ce processus nécessite l'approbation et le soutien de la haute direction
- Toujours comparer les chiffres réels avec un budget nuit à la motivation des employés
Limites
- L'avenir est imprévisible, donc le budget ne garantit toujours pas un avenir sans heurts pour une organisation
- Utilisation principalement après les numéros enregistrés
- Ignore la démographie et de nombreux autres facteurs économiques
- Les politiques gouvernementales et les réformes fiscales ne sont pas toujours prévisibles
- Les événements naturels comme la pluie, la mousson, la sécheresse et d'autres facteurs incontrôlables affectent la performance réelle d'une organisation qui ne peut pas être prise en compte pour le budget
Points importants à noter
- Tous les revenus ou dépenses prévisibles non inclus précédemment doivent être inclus dans le budget.
- Les fonctions de contrôle ne doivent pas être de nature extrême pour mettre le personnel sous pression si c'est le cas, alors un changement est nécessaire.
- Les normes doivent être révisées périodiquement.
- Tout changement doit être informé à toutes les parties prenantes immédiatement ou à l'avance.
- Le changement dans la production, les ventes ou toute autre fonction au sein de l'organisation aura un impact sur les fonctions de contrôle.
- La base de la répartition des coûts devient importante au niveau de l'analyse au niveau micro, donc s'il y a un changement dans la base de la répartition des coûts, elle doit être analysée complètement avant de la mettre en place.
Conclusion
Le contrôle budgétaire est un aspect très important des activités quotidiennes et des perspectives à long terme d'une organisation. Lorsqu'il est placé avec soin, il aide non seulement à contrôler les coûts, mais contribue également à l'amélioration de l'efficacité. Il y a d'autres choses comme le coût standard, qui en fait également partie.
Ici, nous pouvons calculer les écarts de coût, d'efficacité, de rendement ou de mélange, etc. Ainsi, il identifie la raison exacte de toute variance lorsque nous comparons l'activité d'une période à une autre. Parce que dans la concurrence acharnée d'aujourd'hui, les organisations recherchent toujours l'excellence et les meilleures pratiques, et le contrôle budgétaire aide à identifier et à atteindre ces politiques et pratiques.
Il identifie s'il y a un problème ou une possibilité d'amélioration avec l'approvisionnement des matériaux d'entrée, la sortie souhaitée de l'article, tout problème de traitement ou l'administration de l'équipe de vente. Ainsi, pour comprendre complètement les fonctions commerciales et analyser les causes profondes des différents résultats, le contrôle budgétaire est un outil important entre les mains des parties associées à l'organisation.
