Cycle des comptes fournisseurs

Le cycle des comptes fournisseurs également connu sous le nom de Procure to Pay est la série de différents processus dans l'entreprise impliquant les différentes activités requises pour l'achat du produit, depuis la commande des marchandises aux fournisseurs, puis l'achat et la livraison des marchandises et enfin effectuer le paiement final dû au fournisseur contre celui-ci.

Qu'est-ce que le cycle des comptes fournisseurs (PA)?

Le cycle des comptes fournisseurs est également connu sous le nom de cycle `` Procure to Pay '' ou `` P2P '' est une série de processus qui implique le département des achats et des paiements de l'entreprise et effectue toutes les activités nécessaires, de la commande aux fournisseurs, de l'achat de biens et du paiement final. aux fournisseurs.

Chaque entreprise a deux grands cycles économiques: le cycle des revenus et le cycle des dépenses.

  • Le cycle de revenus comprend des activités telles que les ventes, le marketing, la relation client, la collecte de revenus, etc.
  • Le cycle des dépenses comprend les achats, les paiements des fournisseurs, les dépenses de production, les salaires et traitements, etc. Le cycle des comptes créditeurs est une partie importante du cycle des dépenses.

Voici les étapes incluses dans le cycle des comptes fournisseurs -

  1. Détermination des marchandises requises
  2. Processus d'achat
  3. Recherche de fournisseurs
  4. Demande de proposition
  5. Revoir le devis de réception
  6. Négociation
  7. Bon de commande
  8. La confirmation du fournisseur
  9. Obligation des fournisseurs
  10. Sur la livraison réussie des marchandises
  11. Saisie de facture
  12. Paiement

Laissez-nous en discuter en détail -

Étapes incluses dans le cycle des comptes fournisseurs

Les étapes suivantes sont incluses dans le cycle de l'approvisionnement au paiement:

# 1 - Détermination des marchandises requises

Les achats sont effectués sur la base des stocks requis par le service de production de l'entreprise. Le responsable de production identifie les fournitures nécessaires et informe le service achats.

# 2 - Le service des achats démarre le processus d'approvisionnement

Après avoir obtenu l'approbation des demandes d'approvisionnement de la production, le service des achats vérifiera si des commandes similaires ont déjà été passées; sinon, de nouveaux documents de bons de commande sont générés.

# 3 - Recherche de fournisseurs

Trouver des fournisseurs est une tâche délicate qui comprend divers facteurs tels que la localité, la facilité de transport, les politiques de crédit, la bonne volonté du fournisseur et de ses produits, les connexions passées avec l'entreprise, et bien d'autres. Cependant, l'entreprise préfère les transactions avec ses fournisseurs éprouvés. Dans d'autres cas, les fournisseurs potentiels sont sélectionnés localement, nationalement ou internationalement à l'aide de portails d'entreprise en ligne (comme Alibaba.com), de références, etc.

# 4- Demande de proposition

Après avoir sélectionné quelques fournisseurs potentiels, un document formel est délivré afin de recevoir les devis des articles. Le document est appelé une demande de proposition (RFP). Le fournisseur envoie une proposition, y compris les tarifs et les qualités des produits, et demande à l'entreprise de faire affaire avec eux.

# 5 - Revoir la réception du devis

L'entreprise examine les devis envoyés par différents fournisseurs et filtre les fournisseurs qui peuvent répondre aux exigences de l'entreprise. L'entreprise informe les fournisseurs sélectionnés de son intérêt à conclure des accords d'achat.

# 6 - L'entreprise entame le processus de négociation

La négociation est un processus mouvementé et parfois long où l'acheteur demande au vendeur de baisser ses tarifs, de proposer une politique de crédit libérale et d'autres conditions de négociation de base telles que des remises, la qualité des produits, les frais de transport, la livraison et les conditions d'assurance. Le processus de négociation effectue le filtrage et l'entreprise a identifié les meilleurs fournisseurs.

# 7 - Bon de commande

L'entreprise en approuvant le fournisseur souhaité lui attribue la commande en envoyant le document officiel de commande. Il confirme au fournisseur les exigences de l'entreprise et la date limite de livraison des produits ou services.

# 8 - La confirmation du fournisseur

L'accord prend effet lorsqu'un fournisseur accepte de vendre ses produits aux termes et conditions demandés. Une confirmation d'acceptation doit être envoyée par le fournisseur par écrit par courrier ou par e-mail.

# 9 - Obligation des fournisseurs

Il est du devoir du fournisseur de préparer et expédier la marchandise en respectant strictement les délais et de tenir l'entreprise informée de l'avancement de la commande. Une notification doit être envoyée lorsque les marchandises sont prêtes à être expédiées et un avis d'expédition, y compris des documents valides spécifiant une description des marchandises, y compris le poids ou les unités, la date de livraison, l'emplacement, etc.

# 10 - Inspection des marchandises livrées

Le processus d'inspection commence, qui comprend à la fois des contrôles de qualité et de quantité. Le service des achats vérifie si les marchandises livrées sont conformes au bon de commande.

# 11 - Saisie des factures

Une fois l'inspection réussie, si tout est bon, le service des achats envoie l'approbation au service des comptes fournisseurs pour commencer le processus de paiement. Le service des comptes fournisseurs enregistre ainsi la facture, qui contient toutes les spécifications concernant le paiement comme la date finale et / ou une date finale avec remise, montant du remboursement et autres détails officiels.

# 12 - Paiement

Après chaque vérification nécessaire, le service des comptes fournisseurs commence à effectuer des paiements au fournisseur partiellement ou entièrement selon les normes de l'entreprise. Il existe différentes façons d'effectuer des paiements aux fournisseurs comme:

  • Paiement en éspèces
  • Paiement par chèque (ou autres instruments négociables)
  • Transfert tiers en ligne
  • Paiement par carte de crédit
  • Paiements en dollars ou en toute autre devise étrangère (généralement applicables dans les transactions d'importation);
  • Paiement par troc, c'est-à-dire payer certains biens et / ou services contre les biens et / ou services reçus par le fournisseur.

Documents pertinents impliqués dans le cycle AP

Voici les documents importants inclus dans le cycle de l'approvisionnement au paiement:

# 1 - Bon de commande

Le service des achats de l'entreprise génère une commande des marchandises requises et l'envoie au fournisseur. La commande détaille le fournisseur sur les articles ainsi que ses quantités. Il précise également une date à laquelle les marchandises doivent être livrées.

# 2 - Réception du rapport

Une fois les marchandises livrées, la direction inspecte l'expédition et vérifie la qualité, la quantité et d'autres aspects essentiels. Après une inspection complète, il crée un rapport détaillé appelé réception du rapport.

# 3 - Facture du fournisseur

Le document est le contrat légal dans lequel le vendeur détaille les marchandises, le taux unitaire et le montant total ainsi que le montant imposable applicable. Il précise également la politique de crédit et la date limite de paiement.