Forme complète de PO

Formulaire complet de bon de commande - Bon de commande

La forme complète de l'acronyme PO est Bon de commande. Il s'agit d'un document préparé et adressé par le service achat de l'acheteur au vendeur mentionnant la description, la quantité et le prix convenus d'un commun accord pour les biens ou services destinés à être achetés. Il est utilisé par les équipes d'achat ou d'approvisionnement pour passer des commandes auprès de parties externes.

Caractéristiques de PO

En règle générale, les détails suivants comportent une commande d'achat.

  • Quantité destinée à être achetée
  • Description du produit ou service
  • Noms de marque ou code produit particuliers, si nécessaire
  • Prix ​​unitaire
  • Calendrier de livraison souhaité
  • Lieu d'expédition pour la livraison
  • Adresse de facturation
  • Conditions générales de paiement et de livraison

Types de PO

Il existe quatre types de bons de commande qui sont normalement utilisés.

# 1 - Bon de commande standard

Il est effectué lorsque toutes les principales conditions d'achat sont connues au moment de la passation de la commande telles que la quantité, le prix, le délai de livraison et les modalités de paiement. En tant que tels, ils sont utilisés lorsqu'il existe une certitude quant à la commande et aux termes connexes.

# 2 - Bon de commande planifié

Il est émis lorsque la plupart des détails relatifs à la commande sont connus au moment de la préparation du bon de commande, mais que les conditions et le calendrier de livraison précis ne sont pas connus. Ainsi, lorsque l'on réalise ce bon de commande, un engagement est pris pour la quantité requise et le prix à payer mais seul un calendrier de livraison estimé est mentionné.

# 3 - Bon de commande global

Un tel bon de commande est établi lorsque les détails concernant le prix et la quantité ne sont pas non plus connus. Seuls les détails de l'article avec les conditions de livraison sont mentionnés. Cependant, la quantité maximale sera mentionnée sur le bon de commande et l'acheteur pourra acheter dans la limite spécifiée. En outre, la fourchette de prix estimée peut être mentionnée.

# 4 - Bon de commande contractuel

Dans un tel PO, le produit ou service est également inconnu. On peut mentionner les termes et conditions qui doivent être convenus avec le vendeur.

Comment fonctionne PO?

Chaque fois que l'entreprise a l'obligation de se procurer des biens ou des services, l'acheteur présente un bon de commande au vendeur. A la réception du bon de commande, le vendeur confirme à l'acheteur si ladite commande peut être exécutée par lui ou non. Dans le cas où le vendeur estime qu'il n'est pas possible de terminer la commande, la même chose sera communiquée et le bon de commande sera annulé. Si l'ordonnance est demandée, des dispositions seront prises pour la même. À la fin de la commande, le vendeur émet une facture à l'acheteur en mentionnant le numéro de bon de commande concerné afin que l'acheteur puisse faire correspondre la même chose avec la livraison réelle. Une fois la facture établie, le paiement doit être effectué conformément aux conditions de paiement convenues.

Exemple de format de bon de commande

Un exemple de format de bon de commande est produit ci-dessous.

Différence entre bon de commande et facture

Le bon de commande est émis pour passer une commande de biens ou de services. Le même est délivré par l'acheteur au vendeur. Il comprend les détails relatifs à la commande et à sa livraison. PO constitue le contrat de vente.

La facture est émise par le vendeur à l'acheteur une fois la livraison terminée en demandant à l'acheteur le paiement du montant final. La facture comprend le prix et le montant final à payer, les conditions de paiement et la période de crédit accordée à l'acheteur. La facture est émise une fois la livraison des biens ou des services terminée. Par rapport à PO, la facture confirme le contrat de vente.

Importance du PO

Un bon de commande est un document très utile qui est utilisé pour passer une commande. Cela aide à communiquer clairement les exigences au vendeur. Lorsque la livraison réelle est effectuée, la même chose peut être recoupée avec la commande d'achat afin de trouver tout écart entre les deux. Il est pratique pour le vendeur et l'acheteur de conserver les détails de la commande documentés au moyen du bon de commande.

Avantages

  • PO aide l'acheteur à passer une commande pour les biens et services qu'il a l'intention de se procurer sans effectuer le paiement.
  • Il permet de suivre les commandes et évite la duplicité des commandes.
  • C'est un document important qui fait partie d'une piste d'audit.
  • Pour un vendeur, il est utile d'obtenir des informations sur les exigences de l'acheteur.
  • La livraison réelle peut être examinée avec le bon de commande et tout écart peut être remis en question.
  • PO sert de document juridique attestant les conditions convenues pour l'achat de biens ou de services.

Désavantages

  • Même pour les petites commandes, la commande doit être effectuée et semble être une paperasse inutile pour ces petites commandes.
  • La génération de bons de commande est un processus qui prend du temps.

Conclusion

Les bons de commande sont utilisés presque par chaque entreprise dans le cadre de leur processus d'approvisionnement. La même chose est utile pour avoir une communication claire en ce qui concerne la commande passée.