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Qu'est-ce que la tenue de registres?

La tenue de registres est une étape principale de la comptabilité qui nous indique comment conserver un registre des transactions commerciales monétaires dans le but de garder une trace permanente de toutes les transactions, de connaître l'image correcte des actifs-passifs, des profits et des pertes, etc., garder le contrôle des dépenses avec en vue de minimiser les dépenses et de disposer d'informations importantes à des fins juridiques et fiscales

Étapes de la méthode de tenue de registres

  1. Identifier les transactions
  2. Enregistrement dans le journal
  3. Classer la nature de la transaction
  4. Publication dans le grand livre
  5. Équilibrage des comptes
  6. Préparer un état financier
  7. Interprétation des états financiers
  8. Le communiquer aux parties prenantes

Exemples de tenue de registres

Exemple 1

ABC Limited est une entreprise à propriétaire unique qui réalise de petites boutiques dans un marché d'Atlanta. Il négocie des vêtements et a les principaux flux entrants et sortants comme suit:

  • Entrées: produit de la vente du client
  • Sorties: achat de matériel auprès des fournisseurs et paiement des dépenses connexes

À des fins de tenue de registres, ABC Limited devra tenir des livres de caisse quotidiens pour maintenir la petite caisse et les soldes bancaires. À la fin de l'année, ils doivent préparer le compte de résultat A / C et le bilan pour vérifier la rentabilité au cours de l'année. C'est l'un des moyens les plus simples de conserver les enregistrements de la transaction commerciale.

Exemple # 2

  • Amazon.com est une société multinationale opérant dans le monde entier et offrant des emplois à des millions de personnes. Chaque jour, des millions de transactions sont effectuées, et pour maintenir l'intérêt de la Société et pour assurer le bon respect des statuts et pour maintenir la confiance des parties prenantes, une comptabilité continue doit être effectuée.
  • Des équipes distinctes doivent être placées pour s'assurer que chaque transaction monétaire effectuée par l'entreprise doit être enregistrée dans les livres sans aucun écart. En outre, ce type de comptabilité doit garantir que les transactions sont enregistrées conformément aux principes comptables généralement reconnus localement applicables et aux autres lois applicables.

Il s'agit de l'un des exemples les plus complexes de conservation des registres de l'entreprise.

Les deux exemples ont leurs propres mérites et inconvénients, mais tiennent bon dans leurs manières.

Avantages de la tenue de registres

  • Enregistrement permanent et fiable - Il aide à maintenir un enregistrement permanent de toutes les transactions, ce qui aidera à assurer la fiabilité des données.
  • Précision arithmétique des comptes - L'enregistrement continu des transactions aidera à identifier toute inexactitude arithmétique qui aurait pu se produire. Par exemple, paiement excédentaire aux fournisseurs ou double paiement de toute transaction.
  • Résultat net des opérations commerciales - Il donnera le profit réalisé au cours de la période donnée en fonction des opérations commerciales en cours.
  • Détermination des positions financières - Il aide à identifier la situation financière de l'entreprise.
  • Calcul des cotisations - Toutes les dettes et cotisations impayées à un moment donné peuvent être calculées sur la base des états financiers appropriés préparés.
  • Contrôle des actifs et des emprunts - Un meilleur contrôle des actifs et des emprunts peut être entrepris; cela aidera à gérer les fonds et les différentes positions de l'entreprise.
  • Identifier les choses à faire et à ne pas faire - Les états financiers aident à trouver les choses qui ont mal tourné et qui doivent être rectifiées à l'avenir pour assurer de meilleures opérations à l'avenir.
  • Fiscalité - Il est fortement recommandé et nécessaire par les autorités fiscales. Pour compléter leurs évaluations, les hommes d'affaires doivent conserver de manière appropriée les registres qui aideront à déterminer la responsabilité fiscale sur eux.
  • Prise de décision de gestion - La direction dépend fortement des registres financiers pour entreprendre la planification des opérations commerciales. En outre, ils ont également besoin de rapports continus de la part du niveau intermédiaire sur les progrès réalisés en termes de financement. Les données financières maintenues par l'organisation régissent toutes les décisions stratégiques
  • Exigences légales -  Il existe une exigence massive de statuts, de PCGR locaux, d'IFRS, etc., pour maintenir les livres comptables appropriés, afin d'assurer la transparence de l'entreprise.

Inconvénients de la tenue de registres

  • Clérical - Pour les grandes organisations, la tenue de registres est un travail extrêmement fastidieux et continu. Il devient difficile pour eux de maintenir le même
  • Manuel et monotone - C'est un travail très manuel. Le même travail doit être effectué autant de fois que la transaction est entreprise. Cela en fait un travail très monotone.
  • Besoins subjectifs à vérifier avant d'analyser - Divers aspects comptables tels que la dépréciation, l'évaluation des stocks, etc. nécessitent des hypothèses qui rendent la comptabilité très subjective. La viabilité de telles hypothèses doit être vérifiée avant d'analyser les états financiers

Limites

  • Seules les transactions monétaires peuvent être enregistrées -  En affaires, les deux: les aspects monétaires et non monétaires sont essentiels. Cependant, dans la tenue de registres, seules les transactions monétaires peuvent être couvertes. Les vertus non monétaires comme le personnel qualifié ne peuvent pas être enregistrées dans les livres de comptes.
  • Les effets des changements de prix ne sont pas pris en compte - L'inflation est une exigence permanente qui doit être prise en compte lors de l'enregistrement des actifs; cependant, en comptabilité, l'inflation ne peut pas être prise en compte lors de l'enregistrement des transactions.
  • Comptabilité historique - Tous les actifs doivent être comptabilisés comme coût historique. Cela n'aidera pas à identifier la valeur actuelle de l'actif sur le marché.

Les points importants

Toute modification de la méthode de tenue des registres ne peut être autorisée que si:

  1. La substance sur la forme doit être considérée
  2. Pour de meilleures exigences de divulgation
  3. Nécessaire par les normes comptables

Conclusion

La tenue de registres est un art de l'enregistrement et de la divulgation des transactions financières. Cela nécessite un peu d'expertise et de tactiques qui aideront non seulement à maintenir l'image de l'organisation, mais aussi à obtenir des financements et à soumissionner aux appels d'offres. Pour prouver l'exactitude des transactions, la tenue de registres donne une grande impulsion et aide à maintenir une image en tant qu'organisation commerciale éthique sur le marché.