Créer des modèles Excel
La création de modèles Excel vous aide à éviter les tâches répétitives fastidieuses et à vous concentrer sur la vraie affaire. Ces modèles peuvent être soit standard, ceux qui sont déjà présents dans MS Excel pour leur utilisation prête à l'emploi, soit vous pouvez créer votre propre modèle et les utiliser plus tard.
Comment sélectionner un modèle Excel standard?
Ouvrez un classeur Excel et allez dans Fichier> - Nouveau> -
Vous verrez un écran similaire comme la capture d'écran ci-dessous.
Il vous donne la possibilité de choisir parmi certaines options prédéfinies divisées en différentes catégories. Vous pouvez choisir celui qui correspond à vos besoins et double-cliquer dessus pour utiliser ce modèle. Supposons que je choisis le calendrier académique (n'importe quelle année) et que je double-clique dessus.
Vous verrez une capture d'écran comme celle ci-dessous. Vous pouvez voir ici que vous pouvez simplement changer l'année et que vous pouvez commencer à l'utiliser pour une année différente de celle pour laquelle il a été construit, vous donnant la flexibilité d'utiliser quand vous le souhaitez.
Ici, vous devrez effectuer un autre changement qui est «sélectionner le jour de début de la semaine» pour un mois. La capture d'écran est ci-dessous.
Cependant, si vous souhaitez d'abord voir un aperçu, puis décider si vous souhaitez sélectionner ce modèle ou non, faites un simple clic.
Si vous en êtes satisfait, cliquez sur le bouton Créer pour continuer. Sinon fermez-le en cliquant sur le symbole «X» dans la boîte de dialogue et recommencez. Vous pouvez également avancer et reculer pour sélectionner le modèle souhaité parmi les modèles standards en cliquant sur les 2 symboles sur le côté de la boîte de dialogue (indiqués ci-dessus en noir).
Comme ça, dans n'importe quel modèle que nous choisissons, il y aura des choses que nous devons modifier pour le réutiliser à nos fins.
Comment créer un modèle Excel personnalisé?
Ce sera comme la façon dont les copies sont faites à partir de la pièce originale. Nous apportons le plus grand soin à la mise en œuvre des modifications dans la pièce d'origine, en veillant à ce que tout le formatage, les en-têtes, les espaces réservés, etc. soient parfaitement réalisés. Veuillez y consacrer suffisamment de temps, car tout (exemple de style, formatage, graphiques, etc.) lié à ce classeur sera répliqué dans son intégralité.
Quelles modifications peuvent être enregistrées lorsque vous créez un modèle personnalisé?
Fondamentalement, tout ce que vous pouvez faire dans un classeur peut être enregistré dans un modèle. Certains d'entre eux incluent:
- Validation des données dans Excel (sélection de valeurs dans une liste)
- Avoir un bouton macro
- Certaines cellules formatées à notre guise (par exemple, les cellules surlignées en jaune)
- Protégez une plage de cellules de toute modification
- Masquer certaines lignes et colonnes
- Graphiques, images, hyperliens Excel, etc.
- Fusionner certaines cellules dans Excel ou insérer du texte Excel dans certaines
- Changer le type de cellule pour un format spécifique (par exemple, format de date dans une cellule)
- Figer les cellules Excel pour que les colonnes d'en-tête soient toujours visibles
Dans la capture d'écran ci-dessous, j'ai montré certains de ces exemples dans un modèle Excel que j'ai créé
- La cellule B3 prendra uniquement les entrées d'une liste pré-spécifiée. (Allez à la cellule B3, puis allez dans l'onglet "Données". Sélectionnez "Validation des données".
Dans le menu déroulant, sélectionnez le premier «Validation des données».
- Ensuite, apportez les modifications suivantes comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous.
Une liste déroulante est créée.
- Les cellules A3 à A6 seront surlignées en jaune. (Sélectionnez la cellule «A3: A6», allez dans «Onglet Accueil», puis cliquez sur «Couleur de remplissage»)
- L'image sera là à l'endroit indiqué (Pour cela, allez dans la cellule où vous voulez insérer l'image, puis allez dans l'onglet 'Insertion', cliquez sur 'Images' puis téléchargez l'image où elle est stockée sur votre ordinateur)
Une image est téléchargée dans cette cellule.
- Un bouton est présent, qui en cliquant exécutera la macro requise. (Allez dans la cellule où vous voulez placer le bouton, puis allez dans l'onglet "Insertion", allez dans "Formes".
- Choisissez la forme. Cliquez dessus avec le bouton droit de la souris pour sélectionner «Modifier le texte», si vous souhaitez y écrire quelque chose.
Écrivez «Cliquez sur moi pour exécuter la macro».
- Une fois cela fait, cliquez à nouveau avec le bouton droit de la souris et choisissez «Assign Macro».
Cela ouvrira une boîte de dialogue dans laquelle vous pourrez attribuer la macro appropriée que vous avez écrite en VBA.
- Les lignes 8 à 12 sont masquées. (Pour cela, sélectionnez les lignes 8 à 12).
Allez dans l'onglet «Accueil», puis allez dans «Format», puis «Visibilité», puis «Masquer et afficher», puis «Masquer les lignes».
De même, dans la capture d'écran ci-dessus, à part celles mentionnées ci-dessus, vous pouvez voir:
- La cellule F2 sera toujours au format monétaire. (Pour cela, allez dans la cellule J2, faites "ctrl + 1" puis changez le type en "Devise")
- Les cellules C15: D16 sont fusionnées en une seule. (Pour cela, sélectionnez la cellule C15: D16 puis cliquez sur «Fusionner & Centrer dans Excel»)
- Une feuille de calcul est un gel à la cellule C19 de sorte que malgré le défilement vers le bas, le contenu de la ligne 19 sera toujours visible. Vous pouvez l'utiliser lorsque vous souhaitez toujours voir les en-têtes dans votre feuille de calcul. (Pour cela, allez à la cellule N20, puis allez dans l'onglet «Affichage» et cliquez sur «Figer les volets».
La sortie est indiquée ci-dessous.
Maintenant, en supposant que nous ayons fait tout ce qui doit être fait dans notre classeur, je vais vous montrer le processus à suivre pour enregistrer ce modèle créé et l'utiliser la prochaine fois.
Comment utiliser le modèle Excel créé?
Une fois que vous avez créé vos propres modèles et que vous avez apporté les modifications au classeur ou à la feuille de calcul, cliquez sur «Enregistrer sous le type» et vous pouvez l'enregistrer au format «Modèle Excel (* .xltx)» s'il n'y a pas de macro. (Utilisation d'Office 2016). Si une macro est présente, utilisez le format Modèle Excel prenant en charge les macros (* .xltm)
La capture d'écran est illustrée ci-dessous:
Nous l'avons sauvegardé sous le nom 'xltm' car il y avait une macro présente.
- Maintenant que nous avons enregistré le modèle Excel créé, nous pouvons l'utiliser comme je l'ai montré, lors de la sélection d'un modèle standard. Ouvrez un classeur Excel.
- Allez dans Fichier> - Nouveau> -
Vous verrez un écran similaire comme la capture d'écran ci-dessous.
Vous pouvez voir une catégorie «PERSONNEL» à côté de celle «EN VEDETTE». Tous vos modèles personnels seront présents ici.
Allez dans le Personal, et double-cliquez sur le modèle «modèle personnel» (le nom que vous avez donné à votre modèle). En cliquant dessus, vous verrez un classeur, avec tous les paramètres initiaux déjà présents que vous n'avez pas besoin de refaire.
Voir la capture d'écran ci-dessous pour votre référence.
Choses à retenir
- Utiliser un modèle Excel consiste à créer une première copie parfaite, puis à la dupliquer plusieurs fois. Alors, investissez énormément de temps dans la conception de la première copie.
- Selon qu'une macro est présente ou non dans votre modèle, enregistrez-la en conséquence. Si la macro est présente, enregistrez-la dans le fichier «.xltm». Sinon, vous pouvez l'enregistrer dans l'extension Excel «xlt».
- Les modèles Excel créés seront présents dans une section différente appelée «PERSONNEL» en dehors de ceux déjà présents dans la section «EN VEDETTE».
