Formulaire complet de GRN - Note sur les marchandises reçues
La forme complète de GRN est la note de réception de marchandises. Le GRN fait référence au document commercial qui est rempli par le client au moment de la réception des marchandises du vendeur afin de confirmer la réception de toutes les marchandises comme convenu entre les parties concernées et il est souvent comparé au bon de commande ( PO) avant d'émettre le paiement au vendeur des marchandises.
Caractéristiques de GRN
Dans la fabrication et d'autres types d'organisation, où le processus organisationnel comprend le transport des marchandises d'un endroit à un autre ou le transport du marché extérieur à l'entrepôt, etc. la note de réception des marchandises joue un rôle très important. Parfois, le temps de traitement peut être plus lent que d'habitude et cela peut être retracé à partir du bon de réception de marchandises.
L'une des caractéristiques importantes de la note d'entrée de marchandises est que, lorsque les marchandises sont transportées au magasin, le gérant du magasin prend ce document comme preuve pour savoir si les marchandises sont conformes à la quantité requise, si la quantité requise telle qu'indiquée dans la note est effectivement reçu ou non. Ainsi, le bon de réception de marchandises devient également preuve et devient la piste d'audit.
Que faut-il inclure dans la note de réception des marchandises?
Habituellement, dans l'organisation, le travail de pré-impression de la note de réception de marchandises est du département du magasin. Par conséquent, la direction devrait les former correctement en termes de tout ce qui doit être inclus dans la note de réception de marchandises. La liste suivante est préparée sur les éléments importants à inclure dans GRN:
- Le haut du GRN indique le nom du fournisseur des marchandises.
- Il est suivi de la date et de l'heure de la sortie et de la date et de l'heure de réception de la marchandise par le service du magasin.
- L'adresse correcte du lieu où les marchandises sont censées être transportées et le lieu où les marchandises sont censées être livrées avec le code PIN approprié.
- La description des marchandises transportées ainsi que la quantité de chaque type de produit, le tarif et le prix des marchandises.
- La fin du GRN se fait par la signature et le nom du personnel habilité, tant du fournisseur que du gérant du magasin et du commis censé recevoir les marchandises.
Processus de GRN
Voici le processus de GRN:
- La réception de la facture et du challan et le déchargement de la marchandise vers les magasins.
- La vérification physique du nombre de marchandises reçues ainsi que la description des marchandises.
- Si les marchandises sont contestées ou sont de faible quantité, le fournisseur est contacté pour lui demander la raison du manque à gagner.
- Une fois la quantité vérifiée, le test de qualité est effectué.
- Un accusé de réception doit être fait par challan et envoyé au fournisseur.
- Après l'étape ci-dessus, le service destinataire préparera le GRN en 5 exemplaires. Original pour eux, et le reste au service des achats, service des comptes, un au gérant du magasin et un à la personne qui fait la demande d'achat
- Sur cette base, les entrées sont effectuées dans les registres des magasins.
Importance
- Pour tout service comptable, le bon de réception de marchandises est un document très important car il répond au principe d'objectivité de la comptabilité. Toute inscription dans les livres de comptes est obligatoirement accompagnée d'un justificatif sous forme documentaire.
- De plus, avant d'effectuer tout paiement des produits au vendeur, les marchandises sont vérifiées auprès du GRN. De plus, dans une organisation, pour réduire la probabilité d'erreurs et de fraudes, il est important que le travail d'une personne soit vérifié par une autre, et qu'une personne ne soit pas impliquée dans plus d'un processus continu. Par conséquent, grâce à GRN, le travail d'organisation est inspecté par différentes personnes.
- Puisque la quantité physique réelle de marchandises est vérifiée avec le bon de réception de marchandises; le paiement n'est effectué que pour les marchandises effectivement reçues. Par conséquent, un paiement illicite est évité.
- Ce document accorde également un rôle important au fournisseur. Le fournisseur peut prouver avec l'aide du GRN que les marchandises ont été expédiées de leur côté car le GRN est un document juridique officiel et peut être accepté comme preuve devant le tribunal.
Note de réception de marchandises vs note d'expédition de marchandises
Voici les différences entre la note de réception de marchandises et la note d'expédition de marchandises:
- L'expédition des marchandises (GDN) est générée par le service d'expédition du fournisseur tandis que la note de réception des marchandises est préparée par le service destinataire de l'acheteur.
- Sans un GDN généré, le service comptable du fournisseur ne peut pas augmenter la facture, tandis que, sans GRN, le service acheteur ne peut pas effectuer de paiement ou d'écritures dans les livres.
Avantages
Voici les avantages des marchandises reçues une note:
- Il sert de preuve pour les auditeurs et est donc inclus dans les procédures de piste d'audit.
- GRN montre la quantité réelle reçue et, par conséquent, la perte de paiement plus élevé pour les fournisseurs peut être détectée.
- C'est une preuve de livraison. Il s'agit d'un document juridiquement exécutoire qui peut être soumis au tribunal.
- Le personnel de l'équipe logistique devient responsable en cas d'erreurs ou de fraudes puisque la quantité doit toujours correspondre à la quantité GRN. Un sentiment de responsabilité et de vigilance est créé au sein de l'équipe.
- Les services financiers des plus grandes entreprises peuvent utiliser ce document à des fins de comparaison quant à la quantité de marchandises commandées et à la quantité effectivement reçue et inscrite dans les livres.
Conclusion
GRN est l'abréviation utilisée pour les marchandises reçues de la note. Comme son nom l'indique, la note de réception des marchandises est la note de confirmation de la réception des marchandises par le client ou l'acheteur du vendeur qui est remplie par l'acheteur au moment où les marchandises sont effectivement reçues. Il s'agit d'un document juridique officiel et peut être accepté comme preuve devant le tribunal.
