Dépenses prépayées

Que sont les dépenses prépayées?

Les dépenses payées d'avance sont les dépenses pour lesquelles le paiement a été effectué à l'avance par l'entreprise au cours d'une période comptable, mais celles-ci n'ont pas été utilisées dans la même période comptable et doivent encore être enregistrées par l'entreprise dans ses livres de comptes.

En termes simples, ce sont ces dépenses qui doivent être engagées à l'avenir, mais le montant correspondant a déjà été payé à l'avance. Considérez-le comme une dépense payée au cours d'une période comptable, mais pour laquelle l'actif connexe ne sera pas consommé avant une période future.

C'est un atout car la dépense a déjà été engagée; cependant, les avantages ne se sont pas encore concrétisés.

Liste des frais payés d'avance en comptabilité

  1. Louer pour un espace commercial
  2. Équipement payé avant utilisation
  3. Les salaires
  4. Les impôts
  5. Quelques factures de services publics
  6. Frais d'intérêt

Exemple

L'objectif principal est de comptabiliser les dépenses dans le compte de résultat lorsque le service ou les biens ont été utilisés, selon le principe de la comptabilité d'exercice.

Comme nous le voyons ci-dessus, Starbucks a déclaré une telle dépense de 358,1 millions de dollars en 2017 et de 347,4 millions de dollars en 2016.

Utilisons maintenant un autre exemple de société ABC pour aider à comprendre la logique dans la préparation des états financiers.

  • La société ABC a souscrit une assurance pour une prime totale de 120 000 $ pour la couverture des douze prochains mois. La compagnie d'assurance demande un acompte de 40 000 $ et quatre autres paiements égaux de 20 000 $, qui totalisent 120 000 $.
  • Si ABC ne crée pas un tel compte, elle passera en charges les paiements d'assurance au fur et à mesure que les paiements sont effectués en espèces. Cela fait en sorte que le rapport mensuel du compte de résultat montre des irrégularités comme dans les 4 premières périodes, seulement il y aurait un total de 120000 $ en frais d'assurance et aucune dépense d'assurance pour les 8 périodes suivantes, même si l'entreprise est couverte pour les douze périodes complètes.

L'adaptation d'un calendrier d'assurance prépayée permettra à l'entreprise de préparer un compte de résultat cohérent et précis comme indiqué ci-dessous:

  • La prime totale pour les 12 mois: 120 000 $;
  • Comme la couverture est de douze mois, les frais d'assurance mensuels s'élèvent à 10 000 $.
  • Maintenant que nous savons que la couverture d'assurance mensuelle est de 10 000 $, nous pouvons retirer 10 000 $ par mois du bilan, que nous avons initialement créé pour 120 000 $. Nous pouvons le mettre dans le compte de dépenses (frais d'assurance) du compte de résultat chaque mois avec un solde nul sous le compte d'actif des dépenses prépayées à la fin de l'année.

Écriture comptable des frais payés d'avance

  • Il suit le principe d'appariement de la comptabilité, qui stipule que les revenus d'une période comptable doivent être mis en correspondance avec les dépenses de cette même période comptable. La partie inutilisée d'un élément prépayé procure un avantage économique futur et apparaît donc comme un actif au bilan.
  • Sur la base de ce principe d'appariement, il est présenté comme faisant partie de l'actif courant au bilan jusqu'à ce qu'il soit passé en charges. La raison pour laquelle il est présenté comme faisant partie de l'actif actuel et non comme un actif à long terme est que la plupart de ces actifs sont consommés / passés en charges dans les quelques mois suivant leur période d'enregistrement initiale.
  • S'il était susceptible de ne pas être consommé dans les 12 prochains mois, il serait classé au bilan comme un actif à long terme.
  • Les dépenses payées d'avance dans les résultats comptables d'une entreprise sont des revenus non gagnés dans les états comptables d'une autre entreprise.

Exemple 1

Une entreprise paie 12 000 $ à l'avance pour l'assurance pour l'année à venir. L'écriture du journal des dépenses prépayées pour le même est

A partir de la période suivante, à la fin de chaque période, la société amortit le compte lié à l'assurance pour cette période. Il facturera le montant total du montant de l'assurance prépayée aux dépenses d'ici la fin de l'année avec l'écriture de journal suivante par mois:

Exemple # 2

C Corp verse un loyer anticipé de 100000 $ le 31 décembre 2016 à son propriétaire foncier pour le loyer des bureaux pour l'année 2017.

En supposant que C Corp a une fin d'exercice comptable au 31 décembre 2016, C Corp comptabilisera un actif de 100000 $ dans les états financiers de 2016 pour reconnaître son droit d'utiliser des locaux à bureaux en 2017.

Les écritures comptables suivantes seront enregistrées dans les livres de C Corp en 2016:

La comptabilisation suivante sera comptabilisée en 2017: Cet actif sera comptabilisé en charge dans le prochain exercice comptable auquel les charges de location se rapportent.

Importance

  1. Épargne : un bon exemple est le loyer, où l'entreprise a payé les 12 prochains mois à l'avance. En d'autres termes, l'entreprise paiera le loyer au taux actuel, quelle que soit l'augmentation du loyer dans les mois à venir. Il en résulte des économies potentielles, ce qui peut être une inflation assez importante dans les prochains mois.
  2. Déductions fiscales: De nombreuses entreprises paient à l'avance certaines de leurs dépenses futures pour bénéficier de déductions commerciales supplémentaires. Le propriétaire de l'entreprise peut les utiliser pour des déductions fiscales; cependant, il existe différentes règles pour bénéficier des avantages fiscaux, et l'une des règles de base est que l'entité ne peut pas les déduire au cours du même exercice. Par conséquent, si l'entreprise a payé l'entretien de vos véhicules pendant cinq ans, l'entreprise ne peut en déduire qu'une partie cette année et non la totalité de la déduction.

Frais payés d'avance dans le cadre des dépenses de fonds de roulement

Le fonds de roulement net d'une entreprise est égal à ses actifs courants (CA) moins ses passifs courants (CL). Le fonds de roulement net change à chaque période comptable, car les comptes individuels qui forment CA et CL changent périodiquement.

La plupart des entreprises déclarent les dépenses payées d'avance comme un actif courant sur son bilan, une variation de ce compte fait partie d'une variation du fonds de roulement net.

Cependant, si une société enregistre, dans la section des actifs à long terme du bilan, toute dépense dont elle prévoit qu'il faudra plus de 12 mois pour être utilisée, cette partie n'est pas incluse dans le calcul du fonds de roulement net.