Comptes à payer

Qu'est-ce que les comptes fournisseurs (AP)?

Les comptes créditeurs sont le montant dû par l'entreprise à son ou ses fournisseurs pour l'achat de biens ou de services et sont généralement indiqués comme passif courant sur le bilan car ces obligations doivent être remboursées par l'entreprise dans un délai limité. Il est important de savoir que les comptes fournisseurs n'existent que dans le cas de la comptabilité d'exercice et n'existent pas dans le système de comptabilité de caisse.

En termes simples, les comptes fournisseurs sont de l'argent qui doit être versé aux fournisseurs de matières premières, services à l'entreprise. Nous notons ci-dessus que Wal-Mart AP a augmenté au cours des 10 dernières années, ce qui a entraîné une augmentation des jours exigibles impayés d'environ 36 jours en 2010 à 40 jours en 2016.

Explication

Disons que la société A produit des chaussures pour hommes et femmes. Et la société B fournit des cuirs à la société A. Désormais, la société A a pris 40 000 $ de fournitures de la société B sur un crédit qui doit être payé dans un délai d'un mois. Dans ce cas, pour la société A, la société B est le créancier et le nombre de comptes créditeurs est de 40 000 $.

Si nous regardons cette situation sous un angle différent, nous verrons cela pour la société B; La société A est le débiteur et le montant, 40 000 $, correspond aux débiteurs.

D'après le dépôt de Walmart 2016, nous notons que l'AP était de 38487 millions de dollars en 2016 et de 38410 millions en 2015.

source: Dépôts 10K Walmart 2016

Comme les entreprises sont gérées à grande échelle, tous les achats ou ventes ne peuvent pas être effectués en espèces. Ainsi, les hommes d'affaires achètent ou vendent à crédit pour créer plus de commodité pour leurs partenaires en affaires. Par conséquent, le concept des comptes créditeurs et des comptes débiteurs doit être compris.

Selon la méthode de la comptabilité d'exercice, l'acquéreur de biens ou de services à crédit doit déclarer le passif immédiatement. Immédiatement signifie à la date à laquelle les biens ou services ont été reçus.

Outre leur connotation comptable, les comptes fournisseurs sont également considérés comme un processus qui examine toutes les écritures des comptes fournisseurs et si elles sont correctement saisies dans le système ou non.

Dans le cadre du processus des comptes fournisseurs, les informations suivantes sont généralement examinées:

  • Factures des fournisseurs de l'entreprise
  • Bons de commande envoyés par l'entreprise
  • Réception des rapports envoyés par l'entreprise
  • Contrats et autres accords

Interprétation des comptes fournisseurs

  • Tout d'abord, en tant qu'investisseur, vous êtes un étranger et vous n'avez toujours pas la moindre idée de la position de l'entreprise. Indépendamment des états financiers brillants, la position réelle de la société se cache, que les investisseurs doivent découvrir. Et c'est pourquoi les jours à payer sont si importants. En utilisant la formule simple, l'investisseur peut savoir après combien de jours les comptes créditeurs ont été réglés. Et s'il y a un retard, pourquoi.
  • Deuxièmement, en fonction du calendrier de paiement, les vendeurs décident du mérite de l'entreprise. Si une entreprise paie le montant à payer dans le délai mutuellement décidé (c'est-à-dire 15 jours, 30 jours ou 45 jours), les vendeurs les considèrent comme des clients estimés. Dans le cas contraire, le vendeur peut modifier les termes et conditions des contrats. Les investisseurs, en calculant DPO, peuvent comprendre pourquoi certains accords ont été modifiés.
  • Troisièmement, les jours exigibles en souffrance aident l'entreprise à trouver un équilibre entre payer trop tôt et payer trop tard. Retarder le paiement de quelques jours sera utile pour une entreprise qui doit effectuer le paiement aux fournisseurs. Parce que retarder le paiement permettra à l'entreprise de détenir plus de liquidités. Cependant, attendre trop longtemps pour effectuer le paiement peut également être critique pour la relation entre l'entreprise et les fournisseurs; parce que les vendeurs peuvent ne pas trop tarder à effectuer le paiement.

Exemples de comptes fournisseurs

M. A a des sources de matières premières auprès de M. B pour produire des vestes en cuir et les vendre aux clients finaux. Nous n'avons pu trouver que les informations suivantes -

Achat total - 39 000 $

Achat au comptant - 15 000 $

M. B a mentionné que si M. A a payé la facture dans les 30 jours suivant la transaction, il aura droit à un autre rabais de 2% sur l'achat total.

Alors, quel est le montant à payer si le paiement réel est effectué dans les 30 jours?

C'est un exemple simple. Nous devons simplement suivre une approche étape par étape pour déterminer le montant à payer.

L'achat total est de 39 000 $.

Un achat au comptant est effectué en espèces, soit 15 000 $.

Cela signifie que l'achat à crédit serait = (39 000 $ - 15 000 $) = 24 000 $.

Comme il est mentionné que le montant de l'achat à crédit est payé dans les 30 jours suivant l'heure stipulée, il est supposé qu'une réduction de 2% sur l'achat total est également reçue.

Donc, le paiement réel qui doit être effectué est = (24 000 $ - 39 000 $ * 2%) = 23 220 $.

Processus des comptes fournisseurs

Le processus des comptes fournisseurs est important car il comprend presque tous les paiements au-delà de la paie. Ce processus est généralement géré par un service distinct dans les grandes organisations. Mais dans le cas des petites entreprises, le processus des comptes fournisseurs est externalisé ou géré par un comptable.

Il y a trois choses qui sont importantes dans le processus de comptabilité fournisseurs -

  • La quantité exacte que l'entreprise a commandée (la précision est la clé);
  • Ce que l'entreprise a réellement reçu des fournisseurs;
  • S'il y a un problème dans le calcul ou non (pour ce processus de comptabilité fournisseurs examine le coût unitaire, les conditions générales, les totaux et tout autre calcul)

Une chose qui assure le bon déroulement du processus des comptes fournisseurs est le contrôle interne .

Avoir un contrôle interne est bénéfique pour une entreprise pour les raisons suivantes -

  • Il rattrape toute tentative frauduleuse d'extraire plus d'argent de l'entreprise que prévu.
  • Cela aide l'entreprise à calculer le bon montant à payer et non plus ou moins.
  • Il détecte la possibilité d'être facturé deux fois ou plus et aide à réduire les dépenses supplémentaires.
  • Il vérifie également la possibilité de faire payer des frais supplémentaires pour les produits qui ont été commandés.

Cela signifie que la mise en place de votre processus de comptabilité fournisseurs vous aidera à réduire les coûts et les paiements excédentaires; et vous aidera à maintenir suffisamment de liquidités disponibles dans l'organisation.

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En dernière analyse

La comptabilité fournisseurs est un concept important dans une organisation si l'organisation suit une méthode de comptabilité d'exercice. En comptabilité de caisse, il n'y a que des entrées et des sorties de trésorerie. Ainsi, il n'y a pas d'existence de comptes fournisseurs ou de comptes débiteurs.

En tant qu'investisseur, tout en comprenant les sommes payables, vous devez également vous assurer de vérifier tous ces montants avec la déclaration du vendeur (si vous pouvez mettre la main dessus). En plus des comptes fournisseurs, vous devez effectuer une analyse complète des états financiers de l'entreprise pour obtenir une image complète.