Définition du grand livre des comptes fournisseurs
Le grand livre des comptes fournisseurs, également connu sous le nom de grand livre du créancier, est le grand livre subsidiaire qui répertorie les détails des différents fournisseurs ou vendeurs de la société ainsi que leurs soldes de compte mettant en évidence le montant impayé par la société.
Il suit les informations payables spécifiques pour chaque facture, notamment:
- Date de la facture
- Numéro de facture
- Nom du fournisseur / vendeur
- Quantité de commande
- Montant payable
Le solde du compte du grand livre général pour les comptes créditeurs est comparé au solde du grand livre des comptes fournisseurs de fin pour s'assurer que les deux comptes correspondent. Une telle comparaison est effectuée dans le cadre du processus de clôture de période (trimestriel / annuel).
Exemple de grand livre des comptes fournisseurs
Analysons l'exemple ci-dessous pour plus de compréhension:
Les transactions d'achat pour Titan Sports Gear Company sont:
- 12 mars: Achat de 20000 $ d'inventaire de marchandises, avec des conditions de 2/15 n 45, destination FOB auprès de Mighty Sun Suppliers
- 18 mars: Retour de marchandise d'une valeur de 3 000 $, qui a été endommagée lors des expéditions du 12 mars.
- 27 mars: Payé pour la marchandise de l'achat du 18 mars auprès des fournisseurs de Mighty Sun moins le retour et la remise.
Les opérations comptables ont été enregistrées selon la méthode de l'inventaire permanent dans les écritures des comptes fournisseurs suivants:
Journal d'achat
Inventaire des marchandises A / C Dr …………………………………………… 20 000 $
Comptes fournisseurs A / C …………………………………………………………… 20 000 $
Journal des décaissements en espèces
Journal général
Ces journaux seraient ensuite publiés dans les comptes fournisseurs comme ci-dessous:
Compte fournisseur: Fournisseurs Mighty Sun
Le grand livre du fournisseur / filiale serait en conséquence mis à jour pour les fournisseurs de Might Sun comme suit:
Comme nous pouvons le voir dans les tableaux ci-dessus, le solde du fournisseur pour Mighty Sun Suppliers est de 0 $ (NIL), et le solde des comptes fournisseurs est également de 0 $ (NIL). Étant donné que les deux correspondent précisément, il n'est pas essentiel de préparer un calendrier complet des comptes créditeurs. Si un montant de solde est en attente, un tableau distinct des comptes créditeurs devra être établi.
Le traitement des comptes débiteurs serait également similaire.
Cependant, une certaine prudence et une certaine cohérence doivent être maintenues. Cet exemple est juste pour un fournisseur et un mois. Il peut y avoir plusieurs entrées et plusieurs fournisseurs pour une entreprise. Par conséquent, il devrait y avoir un mécanisme approprié en place sans possibilité d'erreurs car la réconciliation peut être une tâche difficile.
Problèmes de correspondance
Voici les moyens par lesquels le contrôle du grand livre peut se désynchroniser avec les comptes fournisseurs:
- Une entrée manuelle a été effectuée dans l'un des livres et aucun autre enregistrement n'a été conservé. Cela rendra la réconciliation difficile.
- La comptabilisation dans le grand livre (GL) à partir du module Comptes fournisseurs peut avoir été désactivée à un moment donné. Ceci est particulièrement vrai en cas d'enregistrement informatisé des entrées.
- Une tâche de publication peut avoir été interrompue en raison d'une erreur humaine ou d'une panne de courant pendant le travail. Un journal des transactions doit être considéré pour les écritures hors solde. Dans le cas où un lot complet est manquant, l'historique des factures doit être comparé au grand livre.
- Il est possible que toutes les écritures se produisent avec succès au moment de la saisie, mais le fichier a été endommagé entre-temps. Comme méthode de prévention, des copies du fichier doivent être stockées dans un format physique ou électronique.
Avantages du grand livre des comptes fournisseurs
- Ce grand livre peut offrir un aperçu rapide des soldes actuels des fournisseurs.
- Il est utile comme modèle à des fins de contrôle interne et d'audit.
- Les gestionnaires et les comptables peuvent comparer le solde de la filiale avec le solde du grand livre pour éviter les erreurs.
- Il contribue en outre à la séparation des tâches entre les employés. Il y aurait un autre employé enregistrant la transaction et un autre vérifiant les erreurs potentielles. Il garantira l'efficacité et un contrôle interne solide.
- Ces informations peuvent être utilisées pour créer un rapport de vieillissement qui affichera en outre le nom du fournisseur avec les avis de retard individuels. Il met également en évidence le montant impayé de chaque facture impayée. Les changements de flux de trésorerie causés seraient également mis en évidence.
- De plus, s'il y a une augmentation du nombre de factures en retard, cela peut mettre en évidence des problèmes avec les recouvrements des comptes clients. Il souligne que les clients prennent plus de temps que d'habitude à payer, ce qui peut nécessiter une attention immédiate.
Conclusion
L'existence d'un grand livre des comptes fournisseurs n'est pas obligatoire mais préférable pour garder les livres de comptes propres et organisés. Ces registres aident à garder une trace des paiements à recevoir et à payer pendant plusieurs années. Il s'agit également d'un outil essentiel pendant le processus d'audit et peut être lié avec succès en cas d'enquête sur des entrées individuelles.
Les comptables agréés ou les personnes ayant un diplôme en commerce peuvent effectuer ces tâches, ce qui facilite la gestion de ces comptes pour les petits bureaux et les fournisseurs.
