Réduire la taille du fichier Excel

Comment réduire la taille du fichier Excel?

Vous trouverez ci-dessous les 4 méthodes pour réduire la taille du fichier du classeur Excel.

  1. Enregistrer le fichier au format binaire
  2. Convertir les formules inutiles en valeurs
  3. Compresser l'image
  4. Suppression du cache de pivot

Laissez-nous discuter de chacune des méthodes en détail -

# 1 - Enregistrer le fichier au format binaire

La taille du fichier Excel pourrait être réduite en convertissant le format .xlsx normal en .xlsb qui est le format binaire. En réduisant ainsi la taille du fichier à la taille la plus petite possible.

  • Étape 1 - Ouvrez le fichier Excel au format .xlsx.
  • Étape 2 - Cliquez ensuite sur l'onglet Fichier. Dans la liste déroulante de l'onglet Fichier dans Excel, choisissez Enregistrer sous dans Excel.

  • Étape 3 - Sélectionnez maintenant l' option Parcourir , puis une boîte de dialogue apparaîtra.

  • Étape 4 - Entrez ensuite le nom du fichier dans «Nom du fichier», maintenant dans la liste déroulante «Enregistrer sous le type», sélectionnez le format .xlsb et cliquez sur «Enregistrer».

Cette approche leur permettra d'exceler le fichier pour réduire la taille de la feuille de calcul.

# 2 - Convertir les formules inutiles en valeurs

La prochaine approche qui peut être utilisée pour réduire la taille du fichier Excel consiste à convertir des formules inutiles en valeurs. Voici la liste des étapes que l'on peut utiliser pour comprendre la méthodologie.

  • Étape 1 - Ouvrez le fichier Excel et sélectionnez la feuille de calcul entière ou le nombre de colonnes à convertir des formules en valeurs.
  • Étape 2 - Maintenant, appuyez sur la touche «F5», la boîte de dialogue contextuelle apparaîtra. Cliquez ensuite sur «Spécial».

  • Étape 3 - Cela ouvrira une autre boîte de dialogue comme indiqué ci-dessous, puis cliquez sur le bouton radio pour «Formules» et cliquez sur OK.

  • Étape 4 - Maintenant que toutes les cellules contenant des formules ont été sélectionnées. Allez dans l'onglet Accueil et cliquez sur «Coller».
  • Étape 5 - Sélectionnez maintenant les valeurs, une fois que le menu déroulant apparaît lorsque vous cliquez sur «Coller». Cliquez ensuite sur «Coller les valeurs».

  • Étape 6 - Ou, utilisez une touche de raccourci CTRL + ALT + V , puis une boîte de dialogue apparaîtra comme ci-dessous. Sélectionnez le bouton radio «Valeurs» et cliquez sur «OK».

Cela convertirait les formules sélectionnées en valeurs, ce qui permettra de réduire le fichier à réduire et d'alléger la feuille de calcul.

# 3 - Compresser l'image

L'approche suivante consiste à utiliser la compression de l'image dans un fichier Excel pour réduire la taille du classeur. Cette méthode est essentielle lorsque nous avons trop d'images contenues dans le classeur ou la feuille de calcul qui conduit à augmenter la taille du fichier Excel.

  • Étape 1 - Cliquez sur l'image que vous souhaitez compresser. Ensuite, allez dans l'onglet «Format» dans la zone du ruban comme indiqué ci-dessous.

Il s'agit de l'outil d'image qui n'apparaît que lorsque l'image est sélectionnée.

  • Étape 2 - Dans l'onglet «Format», sélectionnez «Compresser les images».

  • Étape 3 - Une boîte de dialogue apparaîtra après avoir sélectionné l'icône de compression d'image.

  • Étape 4 - L'option «Appliquer uniquement à cette image» permet à l'utilisateur de compresser uniquement l'image qui a été sélectionnée. La désactivation de cette option permettra à toutes les images du classeur d'être compressées. Sélectionnez également l'option «E-mail (96 PPI)» qui correspond à la taille minimale du document pour le partage.
  • Étape 5 - Cliquez sur OK et enregistrez le classeur. Cela réduira la taille du fichier Excel global.

# 4 - Suppression du cache de pivot

L'approche suivante aidera à réduire la taille du fichier Excel en supprimant le cache du pivot lors de la création du tableau croisé dynamique à partir des données source.

  • Étape 1 - Sélectionnez l'onglet «Analyser» dans les outils du tableau croisé dynamique. Cet onglet apparaît uniquement lorsque le tableau croisé dynamique du fichier Excel est sélectionné.

  • Étape 2 - Cliquez maintenant sur le menu déroulant des options de pivot suivi des options.

  • Étape 3 - À côté d'une boîte de dialogue apparaîtrait, allez dans l'onglet Données.

  • Étape 4 - Désactivez maintenant la case à cocher «Enregistrer les données source avec le fichier». Cette option ne crée pas de cache pivot et permet de réduire la taille du fichier Excel.

  • Étape 5 - Sélectionnez maintenant l'option "Actualiser les données lors de l'ouverture du fichier", cela garantira que le pivot est actualisé dès que le fichier Excel est ouvert. Si l'option n'est pas sélectionnée, le tableau croisé dynamique doit être actualisé manuellement, ce qui entraînerait la génération d'un cache pivot.

Étape 6 - Cliquez ensuite sur OK. Cela garantira que la taille du fichier Excel est réduite.

Choses à retenir

  • Le format de fichier XLSB a tendance à s'ouvrir et à enregistrer à un rythme beaucoup plus rapide, cependant, il y a même quelques éléments à considérer lorsque les fichiers Excel activés par macro et basés sur des requêtes ne doivent pas être convertis en XLSB car ils pourraient provoquer des erreurs fonctionnelles lors du fonctionnement en XLSB.
  • De plus, si la taille du fichier Excel pour le format XLSX est de 5 Mo à 7 Mo, elle peut être laissée telle quelle, uniquement si la taille du fichier XLSX effectue un zoom à deux ou trois chiffres en Mo. Ensuite, les fichiers Excel peuvent être envisagés pour réduire la taille du fichier en utilisant l'une des approches les mieux adaptées.
  • Il existe d'autres approches telles que l'utilisation du dossier compressé zippé, cela se fait en faisant un clic droit sur le fichier excel, allez à envoyer puis cliquez sur un dossier compressé zippé. Cela réduira la taille du fichier lors du partage. Cela peut également être fait en sélectionnant plusieurs fichiers, puis en compressant les fichiers dans un dossier zippé.
  • Préférez les tableaux croisés dynamiques aux formules utilisées pour résumer les données pour des ensembles de données généralement plus volumineux, cela aura moins d'impact sur la taille du fichier. De plus, si l'utilisation des formules est plus élevée, changez le mode de calcul automatique en mode manuel dans l'onglet formule. Cela rendra le fichier ouvert, apportera des modifications, mettra à jour le fichier Excel et fermera les fichiers beaucoup plus rapidement.