Qu'est-ce que les journaux d'achat?
Les journaux d'achat sont des journaux spéciaux utilisés par une organisation pour suivre tous les achats de crédits. Il est également connu sous le nom de livre d'achat ou journal d'achat. Alors que les transactions de crédit sont enregistrées dans le livre d'achat, les achats au comptant sont inscrits dans un journal général. Il est à noter que seul l’achat de biens à crédit est enregistré dans ces journaux et que toute dépense en capital est exclue.
La plupart des organisations ont un service d'achat distinct qui prend en charge le processus complet d'achat, à savoir l'identification des marchandises requises, le classement, la demande de devis, la passation de la commande et la confirmation de la réception des marchandises correspondant à la description souhaitée.
Composants de l'écriture au journal d'achat
# 1 - Deux parties
Dans chaque achat, il y a deux parties, un acheteur et un vendeur. Les deux parties conviennent d'un prix payé par l'acheteur en contrepartie de biens ou de services. Ce prix d'achat est le montant de la transaction pour tous les journaux d'achat. La personne ou l'organisation auprès de laquelle l'achat est effectué est appelée fournisseur et lorsque l'achat est effectué à crédit, le fournisseur apparaîtra en tant que créanciers dans le bilan jusqu'au moment où le paiement est effectué.
# 2 - Achat de crédit
Une organisation acquiert divers biens et services auprès de plusieurs fournisseurs. Lorsqu'un bien est acheté à crédit, l'entrée de journal suivante est affichée - Disons que X Ltd. a acheté des marchandises d'une valeur de 500 $ à Y Ltd. -
Lorsque le paiement est effectué -
# 3 - Facture
La facture est un document émis par le vendeur à l'acheteur. C'est un document détaillé. Il contient la date de la facture, le nom et l'adresse du fournisseur, le nom de l'organisation à laquelle il est facturé, l'adresse et le nom de l'organisation où les marchandises sont expédiées, la quantité et la description des marchandises, le mode de paiement requis par le fournisseur, la devise de la facture, des taxes, etc. La facture est un document important, qui est un problème avec les marchandises, et quand elle parvient à l'acheteur, l'acheteur fera correspondre les marchandises arrivées avec le bon de commande passé.
# 4 - Département des achats
La plupart des organisations ont un service d'achat distinct qui est responsable de l'approvisionnement des biens. Ainsi, lorsqu'une personne ou un service a besoin de marchandises, il doit envoyer une demande au service des achats, si les marchandises sont déjà disponibles dans le stock ou l'entrepôt, le service des achats émettra les marchandises. Si les marchandises ne sont pas disponibles, l'équipe des achats identifiera le fournisseur spécialisé dans les marchandises nécessaires et passera la commande. Une fois la commande arrivée, ils vérifieront qu'elle correspond à la description requise et que la quantité correspond à ce qui a été demandé. Une fois que le service des achats confirme que les marchandises ont été reçues, la facture est envoyée aux comptes pour le paiement.
# 5 - Note de crédit
Dans les cas où les produits fournis ne correspondent pas à la description, présentent des problèmes de qualité ou des dommages, et l'acheteur doit les renvoyer au fournisseur. Ensuite, le fournisseur émettra un document appelé note de crédit, qui sera ajusté par rapport aux paiements de marchandises à l'avenir. Disons que X Ltd. a retourné un bien d'une valeur de 1 000 $ et que Y Ltd. a émis une note de crédit pour cette valeur. La prochaine fois que X Ltd. achètera 5 000 $, elle n'aura qu'à payer 4 000 $ car 1 000 $ seront ajustés par rapport à la note de crédit.
# 6 - Livre d'achat
Le livre d'achat enregistre tous les achats à crédit en un seul endroit, et les détails des fournisseurs, le numéro de facture, la devise, la quantité et d'autres détails y sont mentionnés. Les soldes de ces fournisseurs à partir du livre d'achat sont transférés dans des livres individuels et un total des têtes de dépenses est débité d'un compte de dépenses. Il s'agit de l'un des livres de base du processus de comptabilité, qui est essentiel pour préparer les soldes du grand livre, la balance de vérification et les comptes définitifs. Vous trouverez ci-dessous un exemple de livre d'achat XYZ Ltd pour août 2019. Dans ce cas, les soldes de 500 USD, 1000 USD et 2000 USD seront enregistrés dans les registres individuels de Nike, Adidas et PUMA Ltd. De plus, le compte d'achat sera débité de 3500 USD.
Avantages des journaux d'achat
- Les détails de tous les fournisseurs se trouvent en un seul endroit, ce qui permet de rapprocher les soldes du grand livre et la balance de vérification
- Facile à maintenir et suivre les données pour l'analyse des fournisseurs
- L'achat de crédit total et le type d'achat se trouvent au même endroit
- Un document essentiel pour le bon fonctionnement du service achats
- Lors des audits de fin d'année, la recherche des numéros de facture relatifs à tout fournisseur devient accessible à partir des journaux d'achat
- L'un des livres célèbres et largement maintenus
Inconvénients des journaux d'achat
- Un comptable distinct est nécessaire, ce qui coûte du temps et de l'argent
- Si le mauvais compte fournisseur est sélectionné dans le livre d'achat, cela entraîne une erreur dans la préparation de la balance de vérification et des comptes définitifs
Conclusion
Les journaux d'achat sont une partie vitale et essentielle du processus comptable de toute organisation. Lorsqu'il est mis en œuvre avec soin, un système audio aidera dans les achats juste à temps, ce qui entraînera des économies de temps et d'argent. De plus, l'analyse des achats extraite de ces revues aide à la négociation de nouveaux contrats. Les journaux d'achat aident également à la gestion des créanciers, au suivi de l'état des marchandises retournées, aux notes de crédit et aux soldes comptables mis à jour des fournisseurs, qui sont tous nécessaires pour qu'une entreprise réussisse et soit à jour. Il contribue également à la facilitation de l'audit en fournissant les données nécessaires aux auditeurs.
