Qu'est-ce qu'un registre des achats?
Le grand livre des achats est le grand livre dans lequel toutes les transactions comptables liées à l'achat de biens ou de services par l'entreprise pendant une période de temps sont enregistrées, montrant les listes des achats ainsi que le montant que l'entreprise a payé à son fournisseur ou au montant dû au fournisseur.
Exemple de grand livre d'achat
Par exemple, ce qui suit est le journal des achats de la société pour la période de juillet-2019.
Vous pouvez télécharger ce modèle Excel du grand livre des achats ici - Modèle Excel du grand livre des achats
Préparez le registre des achats en utilisant le journal des achats du mois comme indiqué ci-dessous:
Solution
À partir du journal des achats, les écritures seront enregistrées dans le grand livre des achats ayant les comptes des différents fournisseurs de l'entreprise, qui se présente comme suit:
Avantages
- Il permet de suivre tous les achats effectués par l'entreprise au cours de la période et de s'assurer que des achats suffisants sont effectués. Au cas où il y aurait moins d'achat que nécessaire, cela entravera son processus de production, et de l'autre côté, s'il y a plus d'achats que nécessaire, alors il bloquera l'argent de l'entreprise, qui pourrait être utilisé à d'autres fins.
- Cela montre les soldes dus aux créanciers auprès desquels les achats ont été effectués à crédit. Cela aide l'entreprise à connaître la responsabilité au moment particulier qu'elle doit à ses fournisseurs.
- Le registre des achats contient une liste de tous les achats. Ainsi, il peut donner une liste des fournisseurs fréquents et la liste des fournitures qui impliquent une somme d'argent considérable.
- Dans le cas où l'entreprise souhaite effectuer les informations sur les achats qu'elle a effectués. Il peut utiliser le registre des achats car il contient différentes informations telles que la date des achats, le nom du fournisseur, le numéro de facture, le numéro de bon de commande, le montant, le montant de la taxe, etc.
Désavantages
- En cas d'erreur d'une personne lors de l'enregistrement des achats dans le registre des achats de l'entreprise; Cela peut, en même temps, conduire à une surévaluation ou une sous-estimation des soldes des comptes qui utilisent ce grand livre comme base.
- Cela demande du temps et de l'implication de la personne responsable de l'enregistrement des transactions dans ce grand livre.
Les points importants
- Il dispose d'informations sur les comptes individuels des différents fournisseurs de l'entreprise auprès desquels il a effectué des achats au cours de la période avec ou sans crédit.
- Il permet de suivre tous les achats effectués par l'entreprise au cours de la période et de s'assurer que des achats suffisants sont effectués. Au cas où il y aurait moins d'achat que nécessaire, cela entravera son processus de production, et de l'autre côté, s'il y a plus d'achats que nécessaire, alors il bloquera l'argent de l'entreprise, qui pourrait être utilisé à d'autres fins.
- Les soldes de ce grand livre de la société sont agrégés périodiquement, qui sont ensuite enregistrés dans le compte de contrôle du grand livre des achats. Il s'agit donc du résumé du grand livre n'ayant aucune transaction détaillée.
- Les champs de données peuvent inclure des informations différentes le cas échéant. Comme la date des achats, le nom du fournisseur ou le code associé, le numéro de facture de la facture donné par le fournisseur, le numéro de bon de commande, le code utilisé par l'entreprise pour identifier les achats, le montant payé ou à payer au fournisseur, la taxe payée qui appliqué à ces achats, le statut du paiement, etc.
Conclusion
Le grand livre des achats enregistre la transaction de l'entreprise impliquant les achats de biens et services auprès des fournisseurs. Il contient des informations détaillées sur les achats effectués par l'entreprise, ce qui aide à l'analyse des différents aspects. Les soldes sont agrégés périodiquement, qui sont ensuite enregistrés dans le compte de contrôle du grand livre des achats.
