Écriture de journal pour les dépenses à payer
L'écriture de journal des dépenses à payer est l'écriture de journal passée pour enregistrer les dépenses engagées au cours d'une période comptable par la société mais non payées réellement dans cette période comptable où le compte de dépenses sera débité et le compte de charges à payer sera crédité.
Les dépenses à payer font référence aux dépenses déjà engagées mais pour lesquelles le paiement n'est pas effectué. Ce terme entre en jeu lorsque, à la place de la documentation des dépenses, une écriture de journal est effectuée pour comptabiliser une charge à payer dans le compte de résultat avec un passif correspondant qui se classe généralement comme un passif courant dans le bilan.
- Si l'écriture de journal n'est pas créée, la dépense n'apparaîtra pas du tout dans les états financiers de la société au cours de la période de survenance, ce qui entraînera un bénéfice déclaré plus élevé au cours de cette période.
- En bref, cette écriture de journal reconnue dans les états financiers améliore l'exactitude des états. La dépense correspond au revenu auquel elle est associée.
Exemple d'écriture au journal des dépenses comptabilisées
Disons qu'une société XYZ Ltd a payé des intérêts sur le prêt à terme en cours de 1 000 000 $ pour mars 2018 le 5 avril 2018. Les intérêts sont facturés à 1% par mois. Déterminez l'écriture au journal des dépenses courues pour l'exemple de transaction étant donné que XYZ Ltd a déclaré l'exercice comptable à la fin du 31 mars 2018.
Selon le concept d'appariement, XYZ Ltd enregistrera les frais d'intérêts de 10000 USD (= 1% * 1000000 USD) dans les états financiers de l'exercice clos le 31 mars 2018, même si les intérêts ont été payés lors de la prochaine période comptable, car il est lié à la période se terminant le 31 mars 2018. T
L'écriture comptable suivante sera enregistrée pour comptabiliser les frais d'intérêts courus:
L'écriture comptable sera contrepassée le jour du paiement des intérêts, soit le 5 avril 2018, et l'écriture comptable suivante sera enregistrée au cours de l'exercice suivant:
Avantages
- Le principal avantage est la représentation exacte des bénéfices de l'entreprise, qui autrement seront surestimés.
- Étant donné que les transactions financières sont enregistrées immédiatement au fur et à mesure qu'elles se produisent, les risques de divergences ou d'erreurs sont presque nuls. De plus, les informations restent facilement accessibles pour l'audit ou des activités similaires car toutes les transactions sont enregistrées à tout moment. Avec la comptabilité d'exercice, les passifs deviennent plus transparents.
- Un autre avantage est que les utilisateurs de l'état financier peuvent voir toutes les obligations de l'entreprise ainsi que les dates auxquelles il deviendra exigible. Selon la comptabilité de caisse, l'ampleur de ces transactions n'est pas entièrement claire.
- Contrairement à la comptabilité de caisse, la comptabilisation de l'écriture au journal des dépenses à payer repose sur le système à double entrée. Cela signifie que pendant qu'un compte débite, un autre compte crédite. En tant que tel, un utilisateur financier peut voir qu'un compte diminue tandis que l'autre augmente. Il améliore la précision du système comptable qui facilite les choses lors des audits.
- Un autre avantage est le fait que les PCGR reconnaissent la comptabilité d'exercice et, à ce titre, un grand nombre d'entreprises suivent la pratique de l'enregistrement des charges à payer.
Désavantages
- Étant donné que la comptabilité d'exercice est une tâche difficile à enregistrer pour les entreprises, car chaque fois qu'une transaction se produit, il doit y avoir une écriture dans les livres de comptes. En tant que tel, le maintien de la comptabilité de l'écriture du journal des dépenses à payer est une tâche difficile.
- Dans le cas d'une grande entreprise, plusieurs centaines de milliers de transactions financières sont enregistrées en une seule journée. L'entretien de tant de dépenses à payer chaque jour, jour après jour, est une tâche difficile pour un comptable.
Points essentiels à noter sur l'écriture au journal des dépenses accumulées
Une entreprise reconnaît généralement une augmentation des charges à payer dès qu'elle se produit. Il est crédité aux charges à payer au passif du bilan. L'augmentation des charges à payer est complétée par une augmentation du compte de charges correspondant dans le compte de résultat. Par conséquent, la société débitera alors le compte de dépenses et l'insérera en tant que poste de dépenses dans le compte de résultat. Par conséquent, une augmentation des charges à payer a un effet réducteur sur le compte de résultat.
D'autre part, une diminution des charges à payer se produit lorsqu'une entreprise rembourse ses comptes créditeurs impayés à une date ultérieure. Pour comptabiliser une diminution des charges à payer, une société débitera les comptes créditeurs pour diminuer les comptes créditeurs du côté du passif et créditera le compte de trésorerie du côté de l'actif du même montant. Il est à noter que la trésorerie payée au cours de la période en cours ne constitue pas une dépense pour cette période car la charge correspondante s'est produite et a été enregistrée ultérieurement au cours de la période comptable précédente. Par conséquent, une diminution des charges à payer n'affecte pas le compte de résultat.
Conclusion
Bien que les charges à payer ne soient pas payées au cours de la même période où elles se produisent, elles sont enregistrées dans le bilan de la période. Elle est cruciale du point de vue d'un comptable, car elle l'aide à maintenir un système comptable transparent en accord avec le principe d'appariement. En outre, du point de vue de l'investisseur, les dépenses à payer aident à obtenir une image précise des bénéfices de l'entreprise.
