Bon de journal

Journal Voucher Signification

Le bon journal est un document de chaque transaction financière, contenant les informations nécessaires telles que le numéro d'identification du bon, la date, la description de la transaction commerciale, le montant de la transaction, les taxes applicables, une référence à d'autres preuves, la signature du fabricant et signature de la personne autorisée, utilisée pour enregistrer la transaction dans les livres de l'organisation.

Explication

  • Chaque transaction nécessite une sorte de sauvegarde physique, qui en constitue une base. La sauvegarde physique n'est rien d'autre que la preuve documentaire connue sous le nom de bon de journal.
  • Il contient les informations avec la facture réelle comme preuve. Le tiers donne la facture réelle. Le bon sert de base à l'enregistrement de la transaction financière dans les livres de comptes de l'organisation.
  • Les auditeurs examinent généralement le bon dans le cadre de leurs procédures d'audit.
  • Les bons de journal (également connus sous le nom de JV) sont utilisés pour les transactions qui ne concernent aucune transaction matérielle, en espèces, bancaire et autres transactions commerciales quotidiennes. Cela signifie que les JV sont utilisées pour une transaction telle que l'amortissement, les écritures de transfert, les écritures d'ajustement, les provisions, les écritures de régularisation, l'achat et la vente d'immobilisations à crédit, la radiation des soldes n'est plus nécessaire, etc.
  • Ces bons sont facilement traçables dans n'importe quel système comptable. Étant donné que ces transactions ne font pas partie des transactions courantes, les auditeurs se portent garants de celles-ci en priorité.

Les types

  • Bon d'amortissement - Pour enregistrer la dépense d'amortissement pour l'année.
  • Bon prépayé - Pour enregistrer les dépenses prépayées;
  • Bon FA - Pour enregistrer l'achat d'immobilisations;
  • Ajustement du bon - Pour enregistrer les écritures de clôture.
  • Bon de transfert - Pour le transfert des soldes d'un compte à un autre.
  • Bon de rectification - Pour la rectification d'une erreur.
  • Bon de provision - Pour prévoir une dépense sur une base d'estimation.
  • Bon d'accumulation - Pour enregistrer le revenu d'exercice;

Objectif

  • Le principal objectif est de corriger toute transaction commerciale mal enregistrée. En outre, le double objectif est d'enregistrer les opérations non monétaires dans les livres de comptes.
  • Chaque transaction n'implique pas nécessairement une sortie. Ainsi, des opérations telles que la dépréciation des actifs corporels, l'amortissement des actifs incorporels, la radiation des soldes de comptes, l'ajustement des écritures de journal, etc. nécessitent l'utilisation de pièces de journal.

Caractéristiques

  1. 1. Les revues sont standardisées
  2. Chaque bon de journal nécessite des informations sur les éléments suivants:
    • Numéro d'identification
    • Nom de la contrepartie
    • Montant de la transaction
    • Date de la transaction
    • Comptes de débit et de crédit avec codes GL (grand livre)
    • La preuve documentaire
    • Brève description de la nature de la transaction effectuée.
  3. Chaque pièce justificative de journal nécessite l'approbation d'une personne autorisée.

Exemple de format de bon de journal

# 1 - Achat de machines

Explication

L'entreprise a acheté des installations et des machines à crédit. Plant & Machinery est un compte réel par nature (c'est-à-dire un atout pour l'organisation). Il n'est pas habituel pour une entreprise de l'organisation d'acheter quotidiennement l'usine et les machines. Par conséquent, une entreprise ne peut pas émettre de bon d'achat. Pour préparer un document dans les archives, l'entreprise peut utiliser un bon Journal contenant tous les détails ci-dessus. La facture du vendeur sert de preuve pour ledit bon Journal.

# 2 - Provision pour frais impayés

Explication

À la fin de chaque exercice comptable, l'organisation est tenue de faire des estimations des dépenses qui seront pertinentes pour la fin de la période comptable. Par conséquent, des dispositions doivent être prises. Cependant, la facture réelle des parties concernées (le cas échéant) est reçue au cours de la période comptable suivante. Les preuves documentaires ne sont pas disponibles. Ainsi, les bons de journal aident à servir le but. A titre de preuve, un travail est préparé dans lequel la base des montants est fournie. L'hypothèse est généralement basée sur l'expérience de la direction. Étant donné que le paiement réel n'est pas effectué et que le fournisseur concerné n'est pas facilement identifiable, le compte des dépenses en souffrance (passif) est crédité dans les livres de comptes

Documents requis pour la préparation du bon de journal

  • Notes de débit et notes de crédit pour tout retour d'achat ou retour de vente
  • En cas de services fournis ou achetés, notes de débit ou notes de crédit
  • Facture de la dépense en cas de frais payés d'avance ou impayés.
  • Documents pour justifier la correction de toute erreur
  • Les courriers de suivi peuvent également être utilisés comme base pour les bons de journal.
  • Base de travail pour les provisions.

Utilisation et importance

  • Il est utilisé pour enregistrer les types de transactions non monétaires et non commerciales.
  • Il aide les auditeurs à comprendre l'impact des transactions financières dans une entreprise.
  • Il sert de preuve pour référence future.
  • Il constitue la base des écritures de rectification.

Bon de journal vs entrée de journal

  1. Les mots «Bon de journal» et «Entrée de journal» sont utilisés de manière interchangeable. Cependant, il y a une différence entre les deux. Le premier est le début de toute transaction financière et le dernier est l'effet donné dans les livres de comptes.
  2. L'entrée de journal est enregistrée dans le journal, c'est-à-dire dans les principaux livres de comptes, tandis que les pièces justificatives sont les documents d'enregistrement conservés comme preuve de l'entrée de journal.
  3. Les écritures de journal peuvent être simples (c'est-à-dire un débit et un crédit) ou composées (c'est-à-dire un ou plusieurs débits et / ou un ou plusieurs crédits). Cependant, il n'y a pas une telle différence dans les bons de journal. N'importe quel nombre d'écritures de journal peut être tiré d'un document de journal.
  4. L'étape suivante après l'écriture au journal consiste à enregistrer les écritures dans les livres appropriés. D'autre part, l'étape suivante du bon de journal consiste à enregistrer la transaction dans le système.

Avantages

  • Toutes les transactions commerciales sont conservées dans l'ordre chronologique de leur occurrence.
  • Cela aide à rectifier les erreurs.
  • Il permet de suivre facilement les dépenses non monétaires.
  • Il aide à clôturer les livres de comptes à la fin de l'année.
  • Il fournit une sauvegarde en douceur pour une inversion des entrées.
  • Il contribue au respect des normes d'information financière importantes prescrites par l'autorité compétente.

Désavantages

  • L'inconvénient le plus important est qu'il est incapable de donner toutes les informations en cas de transactions importantes.
  • Le bon en lui-même ne permet pas de suivre toutes les transactions financières. Il est possible que peu de transactions soient manquées pour être enregistrées. C'est là qu'intervient le rôle de l'auditeur.
  • Il n'y a pas de flux de trésorerie réel impliqué dans la transaction. Par conséquent, si des informations appropriées ne sont pas fournies dans les livres de comptes, le lecteur des états financiers peut ne pas comprendre l'impact de tous ces enregistrements.

Conclusion

Les bons de journal sont le début de l'enregistrement de toute transaction non monétaire. Celles-ci ont un impact important sur les profits ou les pertes d'une organisation. Cependant, ces écritures servent à la comptabilité d'exercice de l'organisation. De plus, ces transactions sont ignorées au moment de la préparation du tableau des flux de trésorerie.