Signification du livre de petite caisse
Le livre de petite caisse est le livre comptable qui est utilisé pour enregistrer les dépenses de petite caisse, c'est-à-dire les dépenses qui représentent le petit montant que l'entreprise effectue dans ses opérations quotidiennes.
Le livre de petite caisse peut être exprimé comme un résumé formel des dépenses de petite caisse, qui se réfère aux dépenses courantes quotidiennes de l'entreprise, qui ne sont pas liées à la ligne directe de l'entreprise. C'est un livre comptable utilisé pour les petits frais d'enregistrement et de peu de valeur.
Comment fonctionne le livre de petite caisse?
- La base de la comptabilité réside dans les trois principaux termes et comptes comptables, qui comprennent le journal, le grand livre et le livre de petite caisse. Chaque transaction enregistrée dans les livres de comptes passe par ces trois comptes principaux pour être capturée.
- Le journal fait partie intégrante de la comptabilité, qui est le point de départ de la comptabilité, et il enregistre toutes les transactions commerciales. En revanche, le livre de la petite caisse enregistre la transaction liée au compte de caisse. Dès le lancement du journal, le compte du grand livre est préparé, à l'aide duquel les livres comptables définitifs de la société sont préparés.
- Cependant, il y a plusieurs transactions dans le cours normal de l'activité, qui est d'un montant très insignifiant et nominal et n'est pas enregistrée dans le livre de caisse. Pour les transactions de cette nature, Petty Cash Book est utilisé.
Format du livre de petite caisse
Voici un exemple de format du livre de petite caisse.
La personne responsable de l'enregistrement des reçus et des paiements est connue sous le nom de petite caissière. Dans l'entreprise, le livre de petite caisse est généralement tenu par le service administratif de l'entreprise, car les services de comptabilité sont généralement occupés par les transactions commerciales les plus importantes et le service administratif n'est responsable que de ce type de dépenses.
Systèmes de livres de petite caisse
La caisse est remise à la petite caissière sur la base du système de petite caisse suivante: -
# 1 - Système de petite caisse ordinaire
Dans le cadre de ce système, un montant forfaitaire en espèces est remis à la petite caissière. Le caissier est responsable de conserver un registre de toutes les dépenses pour l'examen du caissier en chef et de le présenter avant de demander de nouveaux fonds pour exécuter à nouveau les dépenses quotidiennes.
# 2 - Système d'avance sur la petite caisse
Dans le cadre du système de la petite caisse d’avance, le montant de la petite caisse est fixé pour une période donnée, généralement inférieure à un mois ou à une semaine. Pendant cette période, le caissier doit gérer le compte de petite caisse avec le budget donné. À la fin de la période, le caissier soumet le rapport, et le montant dépensé par lui est remboursé afin que le montant devienne égal au solde d'ouverture au début du mois précédent. Dans le cas où la dépense excède le montant fourni, une demande spéciale indiquant le besoin doit être adressée au chef de caisse pour reconstituer les fonds pour un temps donné. Le système Imprest Petty Cash a été largement adopté par les entreprises pour gérer leur compte de petite caisse.
Avantages
- Selon cette méthode du système de petite caisse, le besoin réel de liquidités est réalisé efficacement. Par exemple, si au cours d'un mois 1000 $ ne sont dépensés que pour de telles dépenses, le montant initial remis à la partie responsable peut être immédiatement augmenté ou diminué après analyse de la période et de la nature des dépenses.
- Imprest Petty Cash System minimise également la probabilité de toute erreur pouvant survenir lors de la comptabilité, car le caissier en chef l'examine périodiquement.
- Il a été essayé et testé et est une méthode efficace qui prend également moins de temps et d'efficacité
- Cette méthode peut également entraîner des économies de coûts pour l'entreprise, car le montant engagé dans les dépenses de petite caisse est analysé avec soin et est vérifié périodiquement pour déterminer le montant de trésorerie nécessaire et où l'entreprise peut-elle réduire les dépenses liées aux petits articles.
- Imprest Petty Cash System permet également aux membres du personnel sur la façon de gérer efficacement la trésorerie pour prouver leur valeur à leurs seniors qu'ils peuvent également être considérés comme de futurs gestionnaires de trésorerie de l'entreprise.
Désavantages
- L'utilisation de ce système est parfois très longue peut devenir chronophage et nécessite souvent une certaine ressource pour travailler derrière lui qui peut également être déployée dans d'autres tâches efficaces et utiles
- Le système doit être revu périodiquement et chaque montant enregistré doit être mis en correspondance avec chaque dépense, ce qui peut devenir un processus long si le quantum d'entrées est d'un montant considérable dans l'entreprise.
Conclusion
Le livre de petite caisse est un système manuel d'enregistrement des dépenses et est souvent sujet aux erreurs et devient parfois une tâche fastidieuse pour tenir les livres et enregistrer chaque transaction, en particulier dans une grande entreprise. Cependant, pour surmonter cela ces jours-ci, de nombreuses entreprises abandonnent l'ancien système de comptabilité. Ils se tournent vers un système moderne de comptabilité, qui consiste en des cartes de crédit d'entreprise ou en utilisant un logiciel de comptage, qui est un système efficace d'enregistrement des montants nominaux et considérables des transactions commerciales.
Au fil du temps, le livre d'enregistrement de la petite caisse a perdu de son importance, mais il peut toujours être utilisé comme un outil pratique pour enregistrer dans des entreprises où la technologie moderne n'a pas été mise en place.
