Système d'information comptable (définition, exemples)

Qu'est-ce que le système d'information comptable?

Le Système d'Information Comptable fait référence à la méthode informatique utilisée par les entreprises pour collecter, stocker et traiter les données comptables et financières qui sont utilisées par les utilisateurs internes de l'entreprise afin de rendre compte de diverses informations aux parties prenantes de l'entreprise comme les créanciers, les investisseurs, les autorités fiscales, etc.

En termes simples, il s'agit d'un système permettant de collecter et de stocker toutes les informations relatives aux transactions et événements financiers de manière à ce qu'elles puissent être récupérées pour la prise de décision par la direction interne, les comptes, les directeurs financiers, les auditeurs, etc. AIS peut être très grand livre simple à divers rapports comptables, de coûts, financiers tels que l'état des profits et pertes, le bilan, etc.

Composantes du système d'information comptable (AIS)

# 1 - Personne (parties prenantes)

Le début et la fin de tous les aspects comptables. Il y a une partie prenante qui introduit les informations dans le système, collecte, analyse, rapports, etc., et il y a une autre personne (partie prenante) qui a besoin d'informations. Par exemple, un comptable enregistre diverses données financières et les présente à l'usage de plusieurs parties prenantes comme un propriétaire, des actionnaires, des créanciers, le gouvernement, etc.

# 2 - Données

Maintenant, qu'est-ce que l'AIS enregistre, rapporte? Il s'agit de diverses transactions comptables, événements et autres éléments monétaires. L'AIS n'enregistrera aucune information n'ayant pas de base monétaire. Les données peuvent être n'importe quoi comme le grand livre des ventes, le compte client, les registres des fournisseurs, les rapports financiers comme le P&L et le bilan, l'état des flux de trésorerie, etc.

# 3 - Procédures établies

Pour exécuter diverses fonctions, comme indiqué dans la définition, l'AIS suit des étapes et des procédures prédéfinies. Pour garantir la cohérence, il s'agit de l'un des besoins les plus élémentaires d'un AIS. L'AIS peut effectuer une action soit avec une intervention manuelle, soit automatiquement. Cette action doit être indiquée à la personne qui traite les données ou codée dans le système dans le cas des systèmes automatiques.

# 4 - Logiciel (ERP)

Un logiciel ou, en termes plus larges, ERP est un programme informatique qui exécute les fonctions énoncées. L'ERP peut être décrit comme un système de progiciel de base de données qui prend en charge les processus et les opérations d'affaires, y compris la fabrication, le marketing, les ressources financières, humaines, etc. Il constitue l'un des principaux composants du système d'information comptable (SIA).

# 5 - Infrastructure du système d'information

En termes simples, l'infrastructure informatique peut être considérée comme un consortium de divers matériels, outils et accessoires informatiques et informatiques. Exemple, ordinateurs, imprimantes, scanners, etc.

# 6 - Contrôles internes

Les contrôles internes sont le besoin fondamental de toute organisation commerciale. Il s'agit d'outils, de contrôles, de procédures, de systèmes adoptés par une organisation pour garantir l'intégrité des informations financières, la prévention des fraudes, des erreurs, la sauvegarde des actifs, etc.

Étude de cas basée sur des exemples d'AIS

Cas - Martin Inc., propriétaire de la célèbre chaîne de magasins de supermarchés de Londres, a utilisé la méthode conventionnelle d'enregistrement des transactions sur papier, maintenant dans l'optique de l'expansion des affaires veut connaître les détails des clients, des fournisseurs, des bénéfices réalisés dans le passé, l'avenir estimé capacité à générer des bénéfices, détails du fonds de roulement engagé dans son entreprise, mais n'est pas en mesure de prévoir la même chose en raison de pratiques comptables manuelles.
Problème - Le propriétaire n'est pas en mesure de comprendre son lieu d'affaires, c'est-à-dire toutes les exigences énoncées ci-dessus.
Solution - Si l'AIS avait été utilisé, Martin Inc. aurait facilement extrait les détails des clients, des fournisseurs, des bénéfices réalisés dans le passé, du fonds de roulement engagé dans les affaires, etc. Non seulement les chiffres passés, mais AIS a également la capacité de prédire l'avenir tendances des bénéfices, des flux de trésorerie et d'autres positions.

Avantages du système d'information comptable

# 1 - Rentabilité - À l'ère de la numérisation et de l'intelligence artificielle, chaque organisation s'oriente vers la réduction des coûts grâce à l'utilisation de l'intelligence artificielle. L'AIS a contribué à réduire les efforts manuels et peut effectuer la même opération de manière plus rentable.
# 2 - Efficacité temporelle - AIS a aidé les organisations commerciales à réduire le temps nécessaire à l'enregistrement, à la classification et à la communication de toute information financière. Un grand volume de travail manuel peut être effectué par AIS avec beaucoup moins d'efforts et de temps.
# 3 - Accès facile (portabilité) - Les données stockées dans l'AIS peuvent être récupérées via un système d'information connecté à Internet n'importe où et à tout moment. Là où les livres de comptes préparés manuellement ne peuvent pas être transportés facilement, les données AIS peuvent l'être.
# 4 - Précision - Avec l'implication de l'AIS, la fiabilité des données est augmentée. Comme nous l'avons vu précédemment dans cet article, un AIS suit un ensemble d'instructions prédéfini. Par conséquent, les chances d'obtenir des informations sujettes à des erreurs sont moindres et l'AIS présente donc un avantage supplémentaire de données précises.

Désavantages

# 1 - Coût initial du versement et de la formation - Bien que nous ayons discuté du fait qu'un SIA est rentable, la même chose peut ne pas être exacte dans le cas des petites entreprises. Le coût de la configuration initiale peut être élevé et ne pas générer de valeur pour l'organisation.
# 2 - Intervention manuelle - Bien que nous ayons discuté du fait que l'AIS réduit l'intervention manuelle, la même chose ne peut pas être éliminée. L'AIS nécessite une intervention manuelle à un moment donné, ce qui peut entraîner une inefficacité du système.
# 3 - L'erreur ne peut pas être complètement éliminée - Nous avons discuté du fait que l'AIS réduit les risques d'erreur, mais il existe des risques de codage erroné dans le logiciel, ce qui peut entraîner des résultats sujets aux erreurs. Aussi, une intervention manuelle est toujours présente ici, ce qui peut également générer une erreur.
# 4 - Confidentialité - Bien que nous ayons discuté de la portabilité des données AIS, la même chose peut également être désastreuse pour une organisation si ces informations sont piratées, c'est-à-dire volées. Un intrus peut modifier les informations ou divulguer des informations financières sensibles.
# 5 - Attaque virale - Toutes les données stockées sur le SI peuvent être infectées par un virus pouvant entraîner une perturbation, une modification des informations financières stockées sur l'AIS.

Limites

Coût: Nous avons déjà évoqué le coût de l'AIS comme un inconvénient.
Formation: il est nécessaire de former les utilisateurs à alimenter, récupérer ou utiliser l'AIS de la manière souhaitée. Si la personne concernée n'est pas bien formée, cela peut conduire à une préparation et une présentation inexactes des données. En outre, il y a des transferts fréquents, des promotions, des démissions, des départs à la retraite dans une grande organisation. Dans tous ces cas, il y a un besoin régulier de formation pour les remplaçants.
Obsolète : à l'ère de la numérisation, la technologie évolue à un rythme rapide. Il faut très peu de temps pour que la technologie devienne obsolète. Cela génère des besoins pour une organisation d'adopter les changements au plus tôt. Sinon, cela peut entraîner des données sujettes à des erreurs.

Changement de système d'information comptable (AIS)

À l'ère de l'évolution rapide de la technologie et de l'adaptation des progrès technologiques, des changements importants se produisent dans l'AIS. Les derniers changements incluent le cloud computing, la comptabilité cloud, la comptabilité en temps réel ou la comptabilité mobile.

Cela a rendu la comptabilité beaucoup plus facile et pratique par rapport aux anciennes méthodes de comptabilité. Les progrès ont atteint un niveau qui non seulement enregistre, classe, analyse et rapporte les chiffres, mais prédit également les tendances futures, ce qui peut aider à faire face à une situation réelle avec beaucoup de préparation.

Conclusion

Le système d'information comptable (AIS) peut être décrit comme une aubaine pour toute organisation car nous avons étudié à la fois les avantages et les inconvénients, les limites de l'AIS. Cependant, dans l'ensemble, il est très avantageux pour une organisation de passer de la comptabilité manuelle à la comptabilité basée sur l'AIS. Pour surmonter divers inconvénients et limitations de l'AIS, il existe un logiciel qui sécurise l'AIS de l'organisation contre les virus, les pirates et autres attaques.

L'intelligence artificielle, une version étendue du système d'information comptable (SIA), a déjà commencé à réduire les interventions manuelles et se développera bientôt à un rythme effréné.