Organigramme dans Excel

Comment créer un organigramme dans Excel?

L'organigramme dans Excel est également connu sous le nom de diagramme de processus dans Excel, il est utilisé pour représenter les différentes étapes impliquées dans un processus du début à la fin, il a des formes prédéfinies pour représenter chaque étape impliquée dans le processus, pour utiliser ce graphique, nous devons utilisez les modèles prédéfinis d'art intelligent dans Excel.

Exemples de diagramme de flux Excel

Vous pouvez télécharger ce modèle Excel d'organigramme ici - Modèle Excel d'organigramme

Exemple # 1 - Créer un organigramme à l'aide de formes (étape par étape)

Tout d'abord, construisons un organigramme de l'un des organigrammes populaires, à savoir l'organigramme de la hiérarchie organisationnelle. Voici le flux de communication dans l'organisation.

Président> Chefs de département> Senior Manager> Manager> Team Leaders> Team Members.

Il s'agit de l'organigramme d'organisation typique que nous voyons habituellement. Dans cet article, nous allons apprendre à créer un organigramme dans Excel à l'aide de formes.

  • Étape 1: supprimez le quadrillage de la feuille de calcul.
  • Étape 2: Accédez à Insertion> Formes> Organigramme> Forme rectangulaire.

  • Étape 3: dessinons ceci en premier.

Remarque: afin d'ajuster les extrémités des colonnes et des lignes, maintenez la touche ALT et ajustez.

  • Étape 4: Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez MODIFIER le texte.

  • Étape 5:  Tapez le mot, Président.

  • Étape 6: Cette forme n'a pas l'air super. Sous Format, modifiez le format de la forme comme indiqué dans l'image ci-dessous.

  • Étape 7: Maintenant, la première position dans l'organisation est terminée. Sous lui, 4 chefs de département viendront. Pour cela, dessinez une flèche en ligne droite.

  • Étape 8: Nous devons maintenant tracer une ligne horizontale pour tous les chefs de service.

  • Étape 9: Insérez 4 lignes de flèche supplémentaires.

  • Étape 10: Insérez 4 autres boîtes rectangulaires sous chaque flèche.

Remarque: j'ai ajouté 4 départements. Vous pouvez modifier selon vos besoins.

  • Étape 11: Une fois que les têtes de département sont tirées. Dessinez 4 flèches et 4 cases rectangulaires supplémentaires pour Senior Manager.

  • Étape 12: Sous Senior Manager, Team Leader apparaîtra. Dessinez 4 flèches et 4 cases rectangulaires supplémentaires pour les chefs d'équipe.

  • Étape 13: Sous chaque chef d'équipe, 4 cadres viendront. Pour cela, tracez d'abord une ligne verticale droite sous chaque chef d'équipe, comme indiqué dans l'image ci-dessous.

  • Étape 14: Pour chaque ligne droite verticale, dessinez 4 flèches horizontales. Dessinez au total 16 flèches horizontales.

  • Étape 15: Insérez 16 zones de texte devant les flèches horizontales nouvellement dessinées. Pour le premier type de boîte Executive 1, pour le deuxième type de boîte Executive 2, pour le troisième type de boîte Executive 3 et pour le quatrième type de boîte Executive 4.

Alors maintenant, notre organigramme pour une organisation est terminé. Un flux de communication est clair avec ce graphique. Chaque poste dans l'organisation sait à qui ils doivent s'adresser pour communiquer leurs messages.

Exemple # 2 - Créer un organigramme commercial à l'aide de Smart Arts (étape par étape)

Nous avons vu les étapes pour créer un organigramme Excel typique à l'aide de formes. L'utilisation de Smart Arts rendra l'organigramme magnifique. Sous l'organigramme Smart Arts est déjà prédéfini si nous avons besoin de quelque chose de plus, nous devons prendre des dispositions.

Dans cet exemple, je vais expliquer le processus de création d'une nouvelle entreprise.

  • Étape 1: accédez à INSÉRER> Smart Art.

  • Étape 2: Sous le processus de sélection Smart Art. Faites défiler vers le bas et sélectionnez le processus de pliage répétitif.

  • Étape 3: Nous avons maintenant un organigramme par défaut.

  • Étape 4: L'avantage ici est que nous avons des formes pré-dessinées. Pour le premier type de boîte Type d'entité commerciale: Private Limited

  • Étape 5: La prochaine  étape est le processus d'inscription.

  • Étape 6: Ensuite, obtenez le numéro d'identification de l'entreprise (CIN).

  • Étape 7: La quatrième étape consiste à créer un site Web pour votre entreprise.

  • Étape 8: Embauchez des employés de différents départements.

  • Étape 9: Nous avons maintenant 2 étapes supplémentaires à saisir, mais il ne nous reste plus aucune forme. Alors sélectionnez n'importe quelle forme et collez.

  • Étape 10: Nous avons maintenant inséré deux autres boîtes. Tapez le logiciel d'achat et les règles pour les employés dans les nouvelles cases.

Exemple # 3 - Organigramme de conception à l'aide d'Excel Smart Arts (étape par étape)

Maintenant, nous avons tout le processus dans un organigramme. Concevons maintenant l'art intelligent.

  • Étape 1: Sélectionnez le Smart Art FlowChart.
  • Étape 2: Dès que vous sélectionnez, deux autres onglets apparaîtront dans le ruban. Sélectionnez Design.

  • Étape 3: Sous la conception, sélectionnez Modifier les couleurs.

  • Étape 4: Changez ici la couleur de l'art intelligent selon votre souhait.

  • Étape 5: modifiez le style de l'organigramme sous l'onglet Conception.

Exemple # 4

Nous devons suivre quelques étapes pour créer l'organigramme dans Excel. Suivre ces étapes facilitera le processus de création de l'organigramme Excel.

  • Créer une grille

Nous devons ajuster la taille du quadrillage dans Excel pour rendre les formes de taille uniforme. En faisant cela, la feuille de calcul Excel ressemblerait à un papier millimétré, il devient donc facile de dessiner les formes.

  • Sélectionnez toutes les cellules en cliquant sur l'icône en forme de triangle au début des numéros de colonne / ligne. Gardez le curseur sur l'un des en-têtes de colonne et faites un clic droit et sélectionnez l'option «Largeur de colonne» dans Excel.

  • Lorsque l'écran de largeur de colonne apparaît, ajustez le nombre à 2,14 (2,14 est égal à 20 pixels en supposant que la police par défaut est Calibri et que la taille de police est de 11 dans Excel) et cliquez sur OK.

  • Aligner sur la grille

C'est l'option disponible dans Excel pour aligner la forme sur la taille de la grille, c'est-à-dire que chaque fois que la forme est insérée dans la feuille, la taille de la forme sera ajustée à celle de la hauteur et de la largeur de la grille en activant cette option.

  • Sous l'onglet de mise en page dans le ruban, dans la section «Organiser», cliquez sur le menu déroulant sous l'option «Aligner» puis, dans l'option déroulante, sélectionnez l'option «Aligner sur la grille» .

  • Mise en page

La mise en page de la feuille doit être ajustée en définissant le saut de page, les marges, les orientations au cas où vous souhaiteriez retirer l'impression de l'organigramme ou si vous souhaitez la copier dans d'autres applications comme Word car il serait difficile de définir la mise en page une fois que l'organigramme Excel est construit.

Vous pouvez définir l'orientation de la page sur Portrait ou Paysage en fonction du flux du diagramme. Ex: si le déroulement du processus est horizontal, vous devez définir la page pour le mode Paysage.

Commencez maintenant par créer l'organigramme Excel à l'aide des formes. Comme je l'ai déjà dit, normalement les formes de début et de fin seront de forme ovale. Pour dessiner les formes,

  • Sélectionnez la liste déroulante Formes sous l'onglet Insérer, dans la section Illustrations. La liste déroulante donne les options de toutes les formes disponibles, puis sélectionnez la forme dont vous avez besoin pour votre organigramme Excel et insérez la forme sur la feuille de calcul.

Ici pour commencer, insérons la forme ovale. Sélectionnez la forme et gardez le curseur et faites-le glisser à l'aide de la souris jusqu'à la taille que vous souhaitez voir.

Dans la figure ci-dessus, vous pouvez voir que la taille de la forme est ajustée et définie dans le quadrillage car nous avons activé l'option Aligner sur la grille. Cela sera ajusté lorsque vous commencerez à dessiner la forme. Lorsque la forme est agrandie ou contractée, elle s'ajuste à la ligne de quadrillage la plus proche suivante.

  • Pour ajouter du texte à la forme, faites un clic droit et sélectionnez l'option «Modifier le texte» dans la liste.

  • Insérez le texte dans la forme. Vous pouvez aligner le texte à l'aide des options d'alignement du texte.

Nous devons maintenant insérer la forme suivante pour passer à l'étape suivante. Insérez la forme suivante juste en dessous du "START". La forme rectangulaire peut être utilisée pour montrer l'étape où il n'y a qu'une seule option pour continuer et la forme en losange sera utilisée lorsque nous avons deux ou plusieurs options pour continuer.

La prochaine étape consiste à connecter les formes. Pour connecter les formes, sélectionnez les lignes de connexion dans l'option Formes et dessinez entre les formes.

Une fois le connecteur sélectionné, gardez le curseur sur la forme et vous pouvez voir les points de connexion dans la forme.

Commencez à dessiner la ligne en faisant glisser la souris à partir de l'un des points de connexion et joignez-la avec le point de connexion de l'autre forme. Les points de connexion de la forme suivante peuvent être vus en dessinant la ligne près de la forme.

Continuez à ajouter les formes les unes après les autres selon les étapes impliquées dans le processus.

Comme je l'ai mentionné plus tôt, la forme de diamant sera utilisée lorsque plusieurs options sont impliquées. Dans l'image ci-dessus, vous pouvez voir le déroulement du graphique montrant les différentes options associées à l'icône en forme de losange.

Chaque diagramme montre uniquement l'étape à suivre pour terminer le processus. Mais pour une compréhension claire du processus, vous pouvez ajouter des informations supplémentaires à l'aide de la zone de texte.

Pour ajouter une zone de texte,

  • Accédez à l'onglet Insérer un ruban dans Excel et cliquez sur la zone Texte de la section «Texte».

  • Insérez la zone de texte en gardant le curseur à l'endroit et en le faisant glisser à l'aide de la souris. Cliquez à l'intérieur de la boîte pour saisir le texte

  • Supprimez le contour en sélectionnant la forme de format (faites un clic droit sur la case pour l'option) et sélectionnez Aucune ligne dans les propriétés de format.

Encore une fois, utilisez une forme ovale pour montrer la fin du processus.

  • Pour améliorer l'apparence du graphique, supprimez le quadrillage en décochant la case Quadrillage dans l'onglet Affichage

Maintenant, voici à quoi ressemble votre organigramme après avoir terminé toutes les étapes.

Vous pouvez mettre en forme la forme de chaque étape

  • Sélectionnez la forme que vous souhaitez formater et allez dans l'onglet Format dans le ruban, cliquez sur l'option déroulante dans la section «Styles de forme» et sélectionnez le format.

Exemple # 5 - Utilisation du graphique Smart Art

L'organigramme peut être créé à l'aide du graphique Smart Art facilement disponible dans Excel

  • Sélectionnez le graphique Smart Art dans la section Illustration sous l'onglet Insertion.

  • Sélectionnez le diagramme selon vos besoins et cliquez sur OK.

  • Après avoir sélectionné le diagramme, entrez le texte dans la zone Texte.

Votre organigramme ressemble à ce qui suit:

Vous pouvez ajouter la forme au diagramme existant, déplacer vers le haut / bas la forme dans l'onglet «Conception» en sélectionnant le diagramme.

En outre, vous pouvez ajouter des formes à celle existante.

Vous pouvez télécharger ce modèle Excel d'exemples d'organigramme ici - Modèle Excel d'exemples d'organigramme

Choses à retenir

  • Utilisez différentes formes pour donner des effets visuels pour créer un organigramme dans Excel.
  • Donnez différentes couleurs à chaque onglet tout en créant un organigramme Excel juste pour le rendre plus attrayant.
  • Utilisez des arts intelligents pour dessiner facilement des formes.
  • Dans le cas d'organigrammes plus complexes, utiliser des formes n'utilise pas les arts intelligents.